職場環境の具体的な改善方法や事例とは？従業員のストレス要因を正しく把握するために

職場環境は従業員の働きがいに大きな影響を与えます。実際に事業者には、従業員が快適に働けるようにするために職場環境の改善を重ねる義務があります。

しかし、職場環境を構成する要素には 顕在的に課題が見えやすい物理的な環境要素 と 人間関係や業務内容などの課題が把握しづらい精神的な要素 が複数あり、職場環境を改善するにあたって効果的な取り組み方について把握できていないことも少なくありません。

本記事では実際に職場環境が改善した事例をいくつか挙げて、改善にあたってのステップとポイント を解説します。

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職場環境改善とは?

職場環境とは従業員にとって業務を行うにあたって重要な要素であり、事業者や経営者は快適な職場環境を担保するため職場環境の改善を重ねていく必要があります。ここでは職場環境の定義について解説し、快適な職場環境がもたらす効果について説明します。

職場環境とは

職場環境には 光や作業設備など物理的な要素と、人間関係や仕事量など従業員の作業に精神的に影響するものがあります。

また、快適な職場環境を形成する目的で制定された 「労働安全衛生法」という法律によって、従業員が働きやすい職場環境の整備は経営者に義務化 されています。加えて、職場環境改善において 快適職場指針 という措置を講じるべき職場環境が明記された行動指針も示されています。

職場環境改善で得られる効果

職場環境を改善することで得られる大きな効果の一つとしては、従業員が快適に働けること が挙げられます。従業員が働きやすい環境を整えることで、さらに、従業員のワークエンゲージメントの向上につながり、結果として業績の向上も図ることができます。

ワークエンゲージメントについてはこちらの記事もご覧ください。

職場環境とストレスの関係

従業員のワークエンゲージメントと業績の向上に影響を与える職場環境ですが、どんな職場環境が従業員にとってのストレス要因となり、ワークエンゲージメントの低下につながるのでしょうか？

職場環境においてストレスとなりうる要因には 物理的な要因と人間関係や業務内容に関わる要因 があります。 物理的なストレス要因は不満が顕在化しやすく比較的対処しやすいですが人間関係や業務内容に関するストレス要因は周囲の従業員が気づかないことが多くあります。

人間関係におけるストレス要因

具体的に、人間関係におけるストレス要因としては コミュニケーション不足 や 上下関係の厳しさ などが挙げられます。 人間関係に関しての職場環境を改善するためには 、チームメンバー同士で信頼し合える状態で、心理的安全性の高い風通しの良い組織を作る必要があります。 組織の心理的安全性を高める方法についてはこちらの記事をご覧ください。

業務内容におけるストレス要因

一方で、業務内容に関してストレスを強く与える可能性がある要素としては、仕事量や仕事の自由度 が挙げられます。

当然のことながら、仕事の量と質が適切でなければ従業員に負担をかけることとなり、ワークエンゲージメントの低下につながります。 また、仕事の自由度も重要な職場環境の一要素であり、特に裁量権の有無が従業員のワークエンゲージメントに強い関わりを持っています。

ここで指す「裁量権」とは、仕事の指揮を取ることだけでなく、仕事量の調整ができる、柔軟な仕事時間を選択できるなど、「自己決定権を持つこと」 を指しています。

働く人のメンタルヘルス・ポータルサイト「こころの耳」によると、自己決定権を有する人ほどワークエンゲージメントを高く保ち、ストレスを溜めることなく業務を行う傾向にあります。

実際に、職場環境において上記のような風通しの悪い人間関係や仕事の負荷や裁量権などの業務内容に対しての悩みを抱える従業員は少なくありません。 従って、従業員のワークエンゲージメントを保つために、経営者や人事が 人間関係や業務内容に関してストレスの要因となる課題がないか把握することが重要です。

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職場環境の改善方法

ここまで、従業員のストレス要因となりうる職場環境について見てきました。 本項では、ストレスとなりうる職場環境の具体的な改善の流れと改善の際に注意したいポイントについて解説していきます。

ステップ１．現状分析を行う

職場環境を改善するにあたって、まずは ストレスを感じている従業員がどこに不満を抱いているのかを把握する 必要があります。 なぜなら、仮に、物理的な職場環境や作業環境を綺麗に改善したとしても、従業員の不満を感じる点が業務内容に関わる要素であった場合、根本的な対処にはなっていないからです。

従業員がどこにストレスを感じているのかを把握するためには、厚生労働省が提供するストレスチェックを活用します。

2015年に施行された改正労働安全衛生法に基づく「ストレスチェック制度」では、50人以上の労働者を雇用する事業場において、年１回以上のストレスチェックの実施が事業者に義務づけられました。 このストレスチェックは メンタルヘルス不調を未然に防ぐ目的で作成 されており、どの部署での従業員のストレス度合いが大きいかを測ります。ストレスチェックの実施により 大まかなストレス要因を特定することが可能です。

ステップ２．従業員の声を聞き課題を細分化する

次に、ストレスチェックの結果の集団分析を行い、職場環境の物理的要素と精神的要素のどちらが従業員にストレスを与えている大きな要因であるかを特定する 必要があります。

この過程では、従業員が感じている悩みと人事・経営者が認識している職場環境においての課題にズレが生じていないか確かめます。 従業員の感じている不満を特定するためには、さらにアンケートなどのエンゲージメントサーベイ、1on1を実施することが効果的です。

弊社が提供するサービスwelldayでは、無駄なサーベイコストをかけずに正確に課題特定を行えます。また、ワークエンゲージメントが低下している従業員に対しての改善策のご提案までサポートしており、課題の特定から解消まで一貫して行うことが可能です。ご興味のある方は、お問い合わせフォームよりお気軽にお問い合わせください。

ステップ３．改善施策の立案と実施

職場環境における課題が特定できた次のステップとして、課題に対しての適切な改善策を立案し実施する必要があります。

しかし、改善策の立案において、具体的にどのような改善方法があるのか考えつかない場合が多くあります。その場合、以下の点から、効果的な改善策のアイディアを取り入れるようにしてみてください。

• 他の企業の成功事例を参考にする。
• 従業員からの改善策アイディアを募る。
• 従業員同士でディスカッションを行う。

ここまで、職場環境の改善において実施するべきステップを解説しました。最後に、一連の課題特定から改善までの流れの中で意識したい重要なポイントについてご説明します。

ポイント：従業員の声を第一に考えること

職場環境の改善において、一番大きな目的は従業員がワークエンゲージメントを高く保った状態で働ける環境を作ることです。そのため、人事や経営者が課題を憶測で特定して対処する方法では根本的な解決に至りません。

職場環境において従業員が本当に不満に思っていることを特定する際にはステップ2の 「従業員の声を重点的に聞いて潜在的な課題を引き出すこと」 を心がけてみてください。

具体的な職場環境改善例

以下では具体的にどのような改善例があるのか、職場環境の要素別に紹介します。

物理的要素の改善例

従業員が物理的に快適だと感じる環境が整えられているか がポイントです。

• 空調環境や音環境、照明環境を整える。
• 受動喫煙を防止するために喫煙所を設置する。
• 更衣室やトイレ、食事場所など、快適に過ごせる休息場所と環境を整備する。

業務内容の改善例

従業員の負担が大きすぎていないか、または小さすぎていないか 確認します。

• 少人数単位でチームを編成し従業員が裁量権を持つ範囲を広げる。
• 1人が過小または過大な仕事量を受け持っていないか確認する。
• 目標値を設定するなどして労働時間を見直す。

人間関係の改善例

従業員が抑圧されずに自身の考えを話す環境があるか確認します。

• 定期的に1on1を実施しコミュニケーション不足を解消する。
• 心理的安全性を高めるために積極的に議論に参加するよう促す。
• 目安箱の設置など意見を発信できる環境を作る。

職場環境が改善された実例

ここでは実際に職場環境の改善に成功した企業の事例をご紹介します。

残業を事前申告し、適切かどうか判断

ある企業では、残業をする際に事前の自己申告を行い管理職に報告することを従業員に義務付けています。

管理職はこの報告をもとに、日々の売り上げとコストの観点から時間外労働が妥当であるか判断します。加えて、報酬制度にも影響する仕組みを作ることで従業員の時間管理の意識向上に繋がりました。

【出典元】 厚生労働省企業における取り組み事例

従業員との交流の場を増やす

企業内でのコミュニケーションはお互いの状況を把握することに有効です。定期的にランチミーティングを開催し、近況を報告する、またはサンクスカードを送るなどして従業員の貢献度を褒め合う文化を醸成することもお互いの状況を把握しコミュニケーションを活性化させることに効果的でしょう。

• リモートワークで従業員の不調が増えた
• 従業員の本音を引き出せない
• サーベイを実施しても組織改善に効果が見られない

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職場環境の変化時にwelldayが活用された事例

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このように、welldayを職場環境改善後の従業員コンディションをリアルタイムで定量的に把握する際にご活用いただけます。 従業員が感じている不満に対して瞬時にアプローチすることができるため、不満を感じている従業員にヒアリングを実施し施策を実行することでより良い職場環境作りにも繋がります。

まとめ

本記事では、

• 従業員が快適に働ける職場環境には物理的要素と精神的に作用する要素がある。
• 従業員がワークエンゲージメントを高く保ちながら働ける環境作りにおいては従業員の声を聞くことが重要で、要素別に課題を把握し対処していく必要がある。

ことが分かりました。

本記事でご紹介した実際の成功事例や改善例が職場環境改善の参考になれば幸いです。

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