働き方改革を実現するためのツールとは？機能別おすすめと導入時のポイントを解説！

働き方改革の施行に伴い、企業は労働時間の短縮や生産性向上のための取り組みを行う必要があります。しかし、そもそも働き方改革の目的を理解できていなかったり、働き方改革を実現するためにどのようなアプローチが効果的なのか分からないという企業も多いのではないでしょうか。本記事では、働き方改革の目的とITツールを活用して働き方改革を実現する方法をご紹介します。また、数多くあるツールの中から選定する際のポイントも解説します。

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働き改革とは

働き方改革とは2019年に政府によって施行された、働く人々が柔軟な働き方を選択できるようにするための改革です。
働き方改革が実施される背景には、少子高齢化が進む中でも50年後も1億人の人口を維持して全員が多様な働き方で活躍できる「一億総活躍社会」の実現を政府が目指していることがあります。

働き方改革の影響

働き方改革の法案内容の中でも特に企業に大きな影響を与えたのは「残業時間の上限設定」です。

働き方改革が施行される以前は、残業時間に上限はなく、行政指導のみが行われていましたが、施行後は月45時間・年360時間以上の残業が法律によって認められなくなりました。これは1日で2時間程度に匹敵する残業時間で、それ以上の残業が制限されるようになったことで業務体制が大きく変わったという企業もあるのではないでしょうか。

働き方改革が施行されたことで従来の働き方に大きな変化がもたらされましたが、政府が働き方改革を行う背景と目的には何があるのでしょうか？
次の項目では残業時間の上限設定をはじめとして政府が働き方改革を行うことで達成を目指している目的について見ていきます。

働き改革の目的

働き方改革は、日本経済を成長させるために、労働者全員が生産性高く生き生きと働ける環境を整えることを目的としています。

背景として、日本の労働生産性が低い水準にあることがあります。
2020年現在、日本の労働生産性は1970年以降最低の水準を記録しており、OECD加盟37カ国中26位に位置していることが報告されています。さらに、少子高齢化に伴って労働人口が縮小しており、労働者が一昔前と比較して少ない状況下で経済成長を促進する必要があるのです。

そのため労働人口が少ない現状においては労働生産性と業務効率の向上、今の労働人口を減少させないことが重要です。

つまり、働き方改革の長期的な目標は労働人口の縮小を抑えて経済成長を促進することにあり、政府は働き方改革の具体的施策として離職防止のための「多様な働き方の推進」と「生産性の向上」の実現を掲げているのです。

政府をあげて作業効率の向上と働き方の多様化が推進されるようになり、企業は政府の方針に沿って働き方改革を実現するための施策を打ち出す必要性が出てきました。
実際に、業務効率化と従業員の働きやすさの実現はテレワークの普及に伴ってさらに重視されるようになり、さまざまなツールが提供されています。

ここからは、それぞれのツールが持つ機能別に働き方改革に活用できるITツールをご紹介します。

働き方改革を実現するためのツール

ここまで働き方改革とは政府の労働人口の縮小に対抗するための施策の一つで、働く人々の労働生産性を向上させ働きやすい環境を作ることを目的としていることを説明しました。それでは、「働き方改革」を実現するために活用できるツールにはどのようなものがあるのでしょうか？本項目では、ツールの機能別に具体的なITツールを見ていきます。

勤務時間の把握

冒頭で紹介したように、働き方改革によって生じた大きな変化として残業時間に上限が設けられたことがあります。これによって、残業時間の上限を超えた場合には罰則が課せられるため、勤務時間を厳密に把握する必要が発生するようになりました。

しかし、残業時間に上限が設けられたとはいえ、勤怠管理が自己申告制だとサービス残業が可能です。それでは管理上は残業時間が法定内に収まっていたとしても働き方改革を実現しているとは言えません。従業員のサービス残業を取り締まり、本当に働き方改革を実現するためには勤怠管理ツールを導入することがおすすめです。

勤怠管理ツールには従業員の就業時間外の作業を検知する機能やアラートを通知する機能が備わっているものもあるため、勤務時間を正確に把握することができます。就業時間内に業務をこなす意識を従業員にしっかりと根付かせるためには、勤怠管理ツールの活用が有効であると言えます。

おすすめツール

• MITERAS

MITERASは勤怠管理と仕事の可視化を行えるツールで、従業員の労働時間が規定の勤務時間と乖離していないか、勤務実態を把握することができます。
【公式HP】https://www.persol-pt.co.jp/miteras/

業務効率化

働き方改革を実現するためには、業務の効率化は優先的に取り組むべき課題であると言えます。
なぜなら、残業時間に上限が設けられたことで、従来のように「何時間でも残業して仕事を仕上げれば良い」という考えが通用しなくなったからです。ここでは、重要度が比較的低い事務作業を効率化して時間の有効活用を図ることができるツールを紹介します。

おすすめツール

• Team Spirit

Team SpiritはERP と呼ばれる統合基幹業務システムの一つで、日々の業務遂行に必要な勤怠管理、経費管理、工数管理、カレンダー管理を一元化して行えます。
【公式HP】https://www.teamspirit.com/ja-jp/

• ネクストICカード

ネクストICカードは、普段利用しているICカードを使って勤怠管理、交通費や経費の清算ができるツールです。交通費や経費の清算が自動化されるため人為的なミスによって時間が取られることを防げます。
【公式HP】https://next-iccard.jp/

生産性向上

働き方改革によって残業時間を多く取れなくなってしまったため、短い時間内で成果や利益を最大化する「生産性向上」の重要度が高まりました。具体的にどのように向上させればいいのでしょうか？

上記で説明したように、事務作業を自動化し、より多くの時間を確保して業務を効率化させることも生産性向上のための一つの手段です。他にも、生産性を向上させるために、従来のコミュニケーションの文字ベースでのやり取りをスタンプで行えるビジネス用チャットツールや、オンライン会議ツール、タスク管理ができるツールなどのコミュニケーションツールを活用することも有効な方法だといえます。

コミュニケーションツールについては、詳しくはこちらの記事で解説しています。

どのようなツールを利用するにせよ、生産性を向上させるためには、業務の効率化と同様に作業の緊急性と重要度を把握して「緊急性と重要度が低いルーティーン作業に費やす時間をいかに短縮して生産量に直結するコア業務に時間を使えるか」ということがポイントです。

例えば、企業内でツールが混在していて単純なやり取りにも時間がかかるという課題がある場合はさまざまな機能が一元化されたツールを導入することで単純作業に費やす時間を短縮できますし、タスクの整理に必要以上に時間をかけているという課題がある場合はタスク管理ツールを導入することで単純作業に費やす時間を削減できます。結果として、重要な作業への投入時間が増加し生産性向上につなげられるのです。

ここでは、一例として情報共有やスケジュール管理をまとめて一つのソフトウェアで行うことができるツールをご紹介します。

おすすめツール

• サイボウズ

サイボウズは情報共有によって社内の仕事を円滑化するグループウェアツールの一つです。メッセージ機能やカレンダー機能も搭載していて、コミュニケーションによる業務効率化が図れます。中小企業をターゲットにしたサービスから大企業が活用できるサービスまで幅広く展開しています。
【公式HP】https://office.cybozu.co.jp/

柔軟な働き方の支援

政府が働き方改革を通して実現したいことの一つに、従業員自身の生活と仕事の両立が取れた働き方があります。

これには、日本が生産性において他国と比較した際に遅れをとっていること、そして2019年に行われた「ワークライフバランスに関する調査」でOECD加盟国の38カ国のうち日本が34位の下位にランクしていることに対して政府が改善を図りたい考えがあると見られます。この調査には、「職場以外で費やす時間」や「レジャーに費やす時間」という要素に加えて、「女性の就業率」も順位付けに反映されています。

2018年の日本の就業率に関する調査結果を見ると男性の就業率が84.0％であるのに対して、女性は69.6%を記録しており男女の就業率に14.4％の差があります。これは35カ国のOECD諸国内で７番目に格差が大きい数値であり、OECD諸国と比較した際に日本の女性就業率は事実として低い水準にあることが分かります。
女性の就業率が低い要因としては、日本企業の育児へのサポート体制が不十分であることが挙げられるでしょう。

働き方改革を実現するには、柔軟な働き方を促進する必要があり、特に従業員が育児と仕事を両立させられる環境づくりは企業が力を入れて取り組むべき課題です。

ここでは、仕事と家庭のバランスを取るために役立てることができる育児・家事の支援ツールをご紹介します。

おすすめツール

• 家事代行のベアーズ

ベアーズでは料理代行やハウスクリーニングなどの家事全般と、ベビーシッターのサービスを提供しており、ベビーシッターのサービスでは内閣府が発行するベビーシッター割引券を利用することができます。
【公式HP】https://www.happy-bears.com/baby/

さらに、柔軟な働き方の一つにテレワークがあります。コロナウイルスのパンデミックがきっかけでテレワークがさらに普及し、例えばワーケーションしながらなど、オフィスにいなくとも働くことができるようになりました。

従来より自由度高く働けるので、より伸び伸びと業務に取り掛かれる人も多いのではないかと思います。
一方、対面出社で補っていたコミュニケーションが損なわれやすいという懸念点もあります。例えば、対面出社の方が、従業員が実際に業務にとりかかれているかを把握しやすいでしょう。

この課題を解決するツールとして、テレワーク出社しながらも従業員がオフィスにいるかのような感覚になれるバーチャルオフィスを導入することをお勧めします。バーチャルオフィスの利点には、他の従業員が作業している姿が確認できること、気軽に声をかけられる環境ができて、オフラインで行われていたようなコミュニケーションがテレワークでもできるようになることがあります。

おすすめツール

• oVice

oViceは「となりで話しているようなバーチャル空間」を提供するサービスで、バーチャルオフィスとしてだけでなく、オンラインでのイベント会場としても利用されているツールです。アバターと複数の空間が用意されていて、話したい人に近づくことで会話を始められたり画面共有をしながら会議のようにして詳しく話すことも可能です。
【公式HP】https://ovice.in/ja/

ワークライフバランスを重視し、リモートワークなどを併用して柔軟に働く環境を整えることは従業員が生き生きと働くきっかけにもなります。是非、ツールを活用して柔軟な働き方を推進してみてはいかがでしょうか。

ツールを選定する際のポイント

ここまで、働き方改革を実現するためのツールを機能別にご紹介しました。ここで紹介したツールは一部で、実際には数多くのツールが提供されています。自社にとって最適なツールを選定するために重要なポイントを見ていきましょう。

導入目的の設定

まず、ツールを選定する際は、何のために導入するのか、どのような効果を期待して導入するのかという導入目的を把握することが重要です。

これは、導入目的を設定せずになんとなくツールを導入すると、実は必要なかったということも起こりかねないからです。
例えば、すでにビジネスツールを使用しているのに、新しくチャット機能が備わったグループウェアなどを導入してしまうと、同様のツールがいくつも存在することで混乱を生んでしまい、逆に生産性が下がってしまうかもしれません。組織の課題を把握してそれを解決することを目的とすると、数多くあるツールからどれを選ぶのが最適か分かりやすくなるでしょう。

機能と費用面、実用性の比較

ごく当たり前のことかもしれませんが、ツールを導入する際には類似するサービス同士で機能や費用面での比較を行う必要があります。機能の比較を行わないで導入してしまうと、「ツールに備わった機能が、実は組織が解決したい課題を解決するのに活用できないものだった」という風にツールに費やした費用が無駄になってしまう可能性があります。

さらにツールを導入する際は予算に合ったものを導入することも重要です。事務作業を自動化する業務効率化ツールは確かに便利です。しかし、ツール導入によってかかるコストとツールを使用せずにマンパワーで業務を遂行する際のコストに大差が無ければ、ツール導入によって得られる恩恵は少なくなってしまうでしょう。

とはいえ、近年ではサブスクリプションで月単位または年単位で少額の料金から導入できるサービスも多くあります。加えてトライアル期間を設けているサービスもあるので、試しに導入する方法も検討して、最適な費用対効果が得られるツールの比較を行なってみてはいかがでしょうか。

加えて、比較検討を行う際には機能や費用だけでなく、使いやすさの比較を行うことも重要です。
ITツールに慣れていないような組織だと急に操作の難しいツールを導入しても従業員へ浸透しない可能性があります。ツールの機能を従業員がスムーズに使いこなせるかという点を意識してツールを比較してみてください。

• リモートワークで従業員の不調が増えた
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上記のお悩みがある方は、welldayの導入がおすすめです。

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従業員のコンディションを把握して生産性向上を図るツール「wellday」

ここまで、働き方改革に伴って企業が業務の効率化、多様な働き方の推進、生産性の向上を推進する必要があることを説明しました。

生産性を向上させるためには、従業員がストレスをコントロールした状態でエンゲージメント高く働く環境を整えることも重要です。しかし、生産性向上のために有効であるのに、従業員の精神状態や仕事への意欲を把握できていない、または把握するための人的資源と時間が足りないという組織も多いのではないでしょうか。

この課題を解消するために従業員コンディションを把握するためのサーベイを提供するツールは種類豊富に存在していますが、弊社「wellday」では、サーベイ不要で従業員コンディションとストレス状態を客観的に把握することが可能です。

サーベイではなく、チャットツールでAIが解析を行うためマネージャーや人事がサーベイに費やす人的資源や時間、さらに従業員がサーベイに回答することで発生する負担を削減できます。
よって、従来サーベイの実施に費やしていた時間を短縮して重要な業務のための時間を生み出すため、生産性の向上に役立てられます。

従業員がエンゲージメント高く業務を遂行できている状態は、組織全体の会社に対する貢献意欲や生産性の向上につながる重要な要素です。従業員が生き生きと働けているかどうか、過度なストレスを受けていないか効率良く把握して改善することで、職場の生産性を向上させることができます。

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まとめ

本記事では、

• 働き方改革とは、「一億総活躍社会」を目指して政府によって施行された改革である。
• 働き方改革の目的は、経済成長のために労働者が生産性高く生き生きと働ける環境を整えることにある。
• 働き方改革を実現するためのツールとして、勤務時間の把握・事務作業の効率化・コミュニケーションの効率化・育児支援ツール・テレワーク推進ツールなどが挙げられる。
• ツールを選定する際は、費用・機能性・実用性を比較した上で検討することがポイントである。
• 生産性向上には、従業員のコンディション把握が可能な「wellday」がおすすめ。

ということが分かりました。
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【参考元】
日本生産性本部「労働生産性の国際比較2020」
OECD Better Life Index,"Work-Life Balance"
男女共同参画局「男女共同参画白書令和2年版」