リモートワークでおすすめのツールは?マネジメントに活かせるツールの機能を紹介

最終更新日 : 2023/01/29
組織コミュニケーションリモートワーク

「リモートワーク下のマネジメントは難しい」
「マネジメントに活かせる便利なツールはないだろうか?」

このように悩んでおられる管理者の方々も、多いのではないでしょうか?リモートワーク下のマネジメントではさまざまな課題が存在します。そして、解決のための最善策がツールの活用です。

ツールを有効活用するためには、ツールの種類と活用方法を理解しておかなければいけません。この記事では、リモートワークで活用できるツールについて解説します。各種のおすすめツールも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

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本記事のサマリー

  • リモートワークでツールの活用が重要な理由は、デメリットをカバーできるサービスが充実しているため
  • リモートワークで活きるツールは5種類(①WEB会議システム②ビジネスチャットツール③勤怠管理システム ④ナレッジ(社内情報)共有ツール⑤グループウェア)
  • リモートワークで便利なツールは10個(WEB会議システムなら、①Microsoft Teamsと②Zoom・ビジネスチャットなら③Slackと④Chatwork・勤怠管理システムなら⑤ジョブカンと⑥jinjer勤怠・ナレッジ共有ツールなら⑦Scrapboxと⑧Confluence・グループウェアなら⑨Kintoneと⑩desknet's)
  • リモートワークでツールをマネジメントに活かすためのポイントは3つ(①ツール活用の目的を明確にする②メンバーの能力を把握する③進捗状況を可視化してフィードバックする)
  • リモートワークでメンバーのコンディションを把握するために最適なツールは「wellday」

リモートワークにおいてツールが重要な理由

リモートワークを実施するうえで、ツールの活用は欠かせません。以下のような、リモートワークのデメリットをカバーする施策となるためです。

●コミュニケーションがとりづらい
●セキュリティリスクが高まる
●業務プロセスが可視化されない
●ナレッジが共有しづらい
●勤怠管理など労務の問題が発生する
●部下のマネジメントが難しい

例えばオフィスに出社する時は、タイムカードを打刻することで出勤状況を容易に把握することができました。オフィスでは部下がどこで何をしているかが、上司は容易に把握できたのです。しかし、リモートワークでは部下の勤務状況が見づらくなっています。

また、目標に対する進捗状況の確認や課題に対するアドバイスの場として、会議は有効に機能していました。しかし、リモートワーク下では一堂に集まることができません。

このような背景から、リモートワークのさまざまな課題を解決できるITツールが次々にリリースされています。政府もICT(情報通信技術)の活用をうながすようになりました。

総務省では令和4年度から厚生労働省と連携し、テレワークに関する「ICT(情報通信技術)」と「労務管理」の双方について、ワンストップで相談できる窓口をテレワークセンターに設置しました。そして、テレワークを導入しようとする企業に対して、総合的な支援を実施する「テレワーク・ワンストツプ・サポート事業」を開始しています。
【出典】テレワーク・ワンストツプ・サポート事業

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リモートワークで活きる5種類のツール

リモートワークで役立つものとしては、5種類のツールが代表的です。それぞれについて、見ていきましょう。

WEB会議システム

「WEB会議システム」とは、インターネットを介しパソコンやスマホを用いて遠隔地の相手とビデオ通話ができるシステムです。コロナ禍以降急速に普及し、Zoomを代表に認知度が高まりました。

WEB会議システムは、2つのタイプに分類されます。

1.会議や打ち合わせに向いたシステム
(意見交換できる会話形式の会議に適したシステム。担当者同士の打ち合わせやチーム内ミーティングなどの小規模なケースから、全国拠点のメンバーが参加するような大規模なケースまで対応)

2.オンラインイベント向けのシステム
(セミナー等のイベントや研修など、これまでなら会場を借りて実施してきたケースでも、オンラインで完結できるようになった)

WEB会議システムは、離れた場所でも対面と同等のコミュニケーションが図れるため、遠隔地のメンバー同士でも会議が進行できます。リモートワーク下では、大きな効果を発揮するでしょう。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールとは、文字によってリアルタイムでコミュニケーションが図れるツールです。LINEなどプライベートで広く使用されているものと比べて、ビジネスチャットツールは、ビジネスに特化したタイプになります。

同じ文字で情報を受発信するメールとは、以下の点が異なります。

●リアルタイムの連絡に適している
●複数人で相互に連絡できる
●情報管理がしやすい

上記以外にもビジネスチャットを利用するメリットとして、以下が挙げられます。

●情報管理がしやすい(検索機能で過去の内容が探しやすい)
●情報共有の迅速化(デジタルファイルの共有、複数人での相互連絡など)
●タスク管理や会議の効率化(遠隔でタスク確認が可能)
●情報漏洩リスクの軽減(高セキュリティツールの存在)

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、従業員の勤務状況を管理するためのシステムです。従来の勤怠管理では、以下のような課題が見受けられました。

●集計作業でミスが発生する(手作業による転記や集計が原因)
●直行直帰の状況が把握しづらい(不正打刻のチェックや承認が不明確)
●勤務データの活用が困難(給与計算しか活用されないケースが多い)
●割増賃金の計算が煩雑(時間外労働や休日出勤など労働基準法に従って 計算しなければならない)

勤怠管理システムを導入することで、以下のメリットが発生します。

●労働時間を正確に集計(スマホやパソコンを用いてワンタッチで打刻できる)
●割増賃金の自動計算(リアルタイムで残業時間や有休取得日数が把握でき、自動で割増賃金が計算されるものもある)
●不正打刻の防止(クラウド勤怠管理システムには、スマホのGPS機能を活用した打刻機がある)
●コストの削減(データ出力、転記、計算作業が効率化できるため、工数や人的コストが削減できる)
●他システムとの連携(給与計算システムやWEB給与明細ソフト、シフト管理システムなどと連携できる)

ナレッジ(社内情報)共有ツール

ナレッジ共有ツールとは、これまでの企業活動で蓄積した知識や経験を、社内で効率的に共有するためのツールです。ナレッジには、一般的に以下のようなものが挙げられます。

●業務マニュアル
●研修資料
●議事録
●日報
●仕様書

ナレッジを共有することで、業務の属人化を防いだり人材教育のコスト削減を図ったりする効果が見られます。ナレッジ共有ツールを活用するメリットは、以下の通りです。

●業務ノウハウの蓄積
社員1人ひとりが持つ知識や経験を蓄積することで、業務品質向上や属人化の防止につなげる
●業務改善や効率化の促進
ツールに改善策のトピックを立て全社員が定期的にチェックする仕組みにすることでより促進させる
●業務スキルの平準化
知識不足が原因のミスや業務品質のばらつきを防止する
●問い合わせ対応業務の軽減
FAQ「よくある問い合わせとその回答」を運用することで、全社員が疑問に思うことを検索して自己解決できるようにする

グループウェア

グループウェアとは、社内コミュニケーションを円滑にし、業務効率化を促進するためのソフトウェアのことです。代表的なものとしてGoogleが提供する「Google Workspace」やMicrosoftが提供する「Microsoft 365」などが挙げられます。

グループウェアには、以下のような機能が備わっています。

●スケジュール管理(会議やミーティングなど)
●プロジェクト管理(プロジェクトの進捗やタスク管理)
●ファイル管理(文書や画像ファイルなど)
●設備予約(会議室や備品貸し出しの予約管理)
●コミュニケーション管理(チャット・掲示板)
●簡易的なワークフロー機能(申請書や稟議書など)

グループウェアを活用するメリットは、以下の通りです。

●社内コミュニケーションの活性化(チャット対象者はもちろん、グループ単位で一括通知も可能)
●情報共有・業務連絡の効率化(従来作成していた資料を電子データで簡単に共有できる)
●テレワーク環境の整備(テレワーク化でも手軽に意思疎通が図れる)
●コスト削減(ペーパーコストや人的コスト「情報共有や業務連絡」の工数を減らす)

グループウェアには、部門間を超えたコミュニケーションに不向きなどのデメリットもあります。利用する組織によって効果があるか、事前に検証するといいでしょう。

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リモートワークで便利なツール10選

ここからは、リモートワークを実施するのに便利なツールをご紹介します。

WEB会議システム

まずは、WEB会議システムとして代表的なツール2つです。

Microsoft Teams

社内外のコラボレーションを推進するのが、Microsoft Teamsです。2.7億人を超える世界中の人々に利用されています。

<主な機能>
●チャット
●通話・ビデオ通話
●ファイルの共有

<価格>
●Microsoft Teams :0円
●Microsoft Teams Essencial:430円(月)
●Microsoft 365 Buisiness Basic:650円(月)
●Microsoft 365 Buisiness Standerd:1,360円(月)

<特徴>
●参加可能人数が100人(1チームのチャネル会議またはスケジュールされた会議の場合)
●Microsoft365アプリと連携
●複数のツールを使い分けることなく、チャットや通話、ビデオ会議が利用できる

多くの企業がMicrosoft Officeを使用しているため、社外とのコミュニケーションツールとして導入しやすい点もおすすめです。
【出典】Microsoft

Zoom

Zoom社が提供するWEB会議システムで、さまざまな端末から利用できます。パソコンやスマホの画面を通して同じ資料を見たり操作したりできるので、顧客との商談など、会議以外でも利用が可能です。

<主な機能>
●ビデオ通話
●コミュニケーション(チャット、音楽、映像の共有)
●レコーディング(録音)
●画面の共有

<価格>
●Basic:0円
●Pro:20,100円(年)
●Business:26,900円(年)
●Business Plus:31,250円(年)

<特徴>
●どの端末でもミーティングに参加できる
●Windows、MacOS、Android、iOSなどあらゆるOSに対応
●有料プランでも比較的安価な料金設定

ビジネスに最適化された機能が充実しているのが、Zoomです。管理が簡単で使いやすいツールのため、多くの企業で利用されています。
【出典】Zoom

ビジネスチャットツール

続いてはビジネスチャットツールです。代表的な2つをそれぞれ紹介します。

Slack

アメリカのSlack Technology社が開発したSaaS型コミュニケーションツールが、Slackです。安全に規模を拡張できるため、世界中の大企業も利用しています。

<主な機能>
●チャンネル機能(グループチャット)
●外部ツール連携機能
●検索機能
●通知機能
●ファイル共有機能
●メッセージ編集機能

<価格>
●フリー:0円
●プロ:925円(月)
●ビジネスプラス:1,600円(月)
●Enterprise Grid:お問い合わせ

<特徴>
●通知を細かく設定できる
●リアルタイムでコミュニケーションが取れる
●過去のやり取りも保存・検索し、いつでも見られる

「生産効率が高まり、こなせる業務量が4倍に増えた」など、企業からの声も寄せられています。メンバー全員の連携を維持して生産性を高められるツールです。
【出典】Slack

Chatwork

日本企業が開発した、純国産のチャットツールです。社内外問わず、だれとでも手軽にコミュニケーションが取れ、ビデオ通話やタスク管理機能も備えています。

<主な機能>
●グループチャット
●ビデオ通話
●ファイル管理
●タスク管理

<価格>
●フリー:0円
●ビジネス:500円(月)
●エンタープライズ:800円(月)

<特徴>
●社内外だれとでもつながる
●セキュリティリスクが低い
●連携ツールが多い

中小企業向けビジネスチャットとしては、国内利用者数NO1を誇ります。はじめてビジネスチャットを利用する人でも、簡単に使える点がおすすめです。
【出典】Chatwork

勤怠管理システム

リモートワークでは、特に大きな効果を発揮するのが勤怠管理システムです。中でもおすすめのツールを紹介します。

ジョブカン

勤怠管理業務に必要な機能を備えており、かつシンプルな操作性で、初めての人でもすぐに使えます。

<主な機能>
●出勤管理
●シフト管理
●休暇・申請管理
●勤務状況を自動管理
●超過労働のアラート

<価格>
●利用機能1~4つ(機能制限あり):0円
●プラン1つ:200円(月)
●プラン2つ:300円(月)
●プラン3つ:400円(月)
●プラン4つ:500円(月)
※月額最低利用料金は2,000円

<特徴>
●あらゆる勤務形態に対応(変形業務・フレックス・裁量労働など)
●万全のサポート体制
●機能の単独利用が可能

登録も1分間で完了。30日間無料のお試しも可能です。
【出典】ジョブカン

jinjer勤怠

Jinjer(ジンジャー)勤怠は、労働時間の集計管理や有休休暇の管理まで自動管理できる便利なツールです。法改正に対応したアップデートも自動化されています。

<主な機能>
●自動集計(勤怠データ)
●ワークフロー(申請承認)
●シフト管理
●有休管理
●予実管理
●アラート機能
●英語対応

<価格>
●人事・労務関連サービス:300円(月)
●経理関連サービス:500円(月)
●電子契約サービス
・ライト:月額基本料金10,000円+初期費用50,000円+基本機能料金
・ライトプラス:月額基本料金28,000円+初期費用100,000円+基本機能料金
・ベーシック:月額基本料金50,000円+初期費用250,000円+基本機能料金

<特徴>
●だれでも使える簡単操作
●柔軟な打刻方法
●ミスや漏れがなくなる
●初期導入から運用定着まで専任担当者がサポート

ジンジャー勤怠を導入することで、バックオフィス業務が簡素化できます。業務効率化はもちろん、ペーパーレス化など無駄なコスト削減も実現可能です。
【出典】jinjer勤怠

ナレッジ(社内情報)共有ツール

属人化を防ぎ、チームのレベルを上げるには、ナレッジ共有ツールを有効に活用しましょう。おすすめ2選です。

Scrapbox

企画書やマニュアル、アイデアなど、必要な情報を共有できるツールがScrapboxです。

<主な機能>
●プロジェクト作成と共有(情報をまとめるためのスペース)
●ページ間リンク機能(単語をカッコで囲むだけでリンク化され、ネットワークが構築できる)
●複数人による同時編集
●1アクションで画像や動画、地図を添付

<価格>
●PERSONAL/EDUCATION:0円
●BUSINESS:1,100円(月)
●ENTERPRISE:利用者の環境によって運用するプラン

<特徴>
●蓄積したドキュメントを通じてコミュニケーションを促進
●カスタマーサポートのためのFAQが作成できる
●企画書作成・議事録の保管・進捗報告を一元管理

Scrapboxを利用すると、メンバーの考えや仕事内容が可視化されるため、チームのコミュニケーションが一気に加速します。
【出典】Scrapbox

Confluence

Confluenceは、世界で60,000を超える企業に利用されている、不特定多数のユーザーが共同してウェブブラウザから直接編集できるツールです。

<主な機能>
●アプリと統合
●豊富なテンプレート機能
●ページのバージョン管理(変更履歴を追跡表示できる)
●最大2GBのファイルをクラウド上に安全保存

<価格>
●Free:0円
●Standard:690円(月)
●Premium:1,310円(月)
●EnterPrise:お問い合わせ

<特徴>
●すべてを1か所に管理(四半期ごとの計画ドキュメントから新入社員のブログまで)
●あらゆるレベルの従業員が意見を投稿して、フィードバックを受けられる
●メンバー全員が自由に情報をやり取りできる

Confluenceは、リモートでも使いやすいチームのワークスペースとなります。知識を集めて共同作業するには最適なツールです。
【出典】 Confluence

グループウェアツール

最後に、おすすめするグループウェアを2つご紹介します。

Kintone

サイボウズ社が手掛けるKintoneは、最短3分で業務アプリの作成が可能な、クラウド型業務アプリ開発プラットフォームです。開発の知識がなくても使用できるため、案件管理や進捗管理、日報管理など、幅広い企業で使用されています。

<主な機能>
●アプリ(日報、案件管理、問合せ管理など)を一覧化し、蓄積や検索ができる
●アプリに溜めたコメントに対して、指示やアドバイスなどが書き込める
●溜めたデータをグラフ化して、分析に活用できる
●ワークフロー(申請業務)
●アクセス権限

<価格>
●ライトコース:780円(月)
●スタンダードコース:1,500円(月)

<特徴>
●IT部門でなくても始められる(特別な知識やスキルは不要)
●プラグインや外部サービスに対して柔軟に拡張できる
●充実のサポート体制

ドラッグアンドドロップの操作だけでアプリが作成できるKintoneは、システム担当者だけでなく業務の担当者でも、必要に応じてアプリが作成できます。
【出典】Kintone

desknet’s

スケジュール管理やワークフローなど、現在の業務をシステム化できるのがdseknet's。あらゆる業務課題を丸ごと解決する、国産グループウェアです。

<主な機能>
●予定管理・会議準備(スケジュールや議事録、来訪者管理など)
●社内共有・ファイル共有(インフォメーションや文書管理)
●ワークフロー(申請業務や回覧、レポート)

<価格>
●desknet’s NEO:400円(月)(最低契約期間1か月)
●AppSuite:320円(月)
●ChatLuck:300円(月)

<特徴>
●クラウド版と自社パッケージ版が選べる
●ビジネスに役立つ25種類以上の機能が標準搭載
●現場の声を反映した、使いやすい操作画面

製造業から官公庁まで、幅広い業種の中小企業・大企業が導入している点も、安心してdesknet'sが利用できる理由の1つです。
【出典】desknet’s

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リモートワークでツールをマネジメントに活かすための3つのポイント

リモートワークでは、仕事の進め方に変化が見られるようになりました。それにともない、管理者もマネジメントスタイルを再考しなくてはなりません。ここでは、リモートワークでツールをマネジメントに活かすためのポイントについて解説します。

ツール活用の目的を明確にする

1つめのポイントは、ツールを活用するポイントを明確にすることです。目的が不明確だと、ただ「便利」と感じるだけで終わってしまいかねません。

それぞれのツールを活用するうえで、「何の目的で」「その結果どうなりたいか」をメンバーに伝えるべきでしょう。例えばWEB会議システムを導入するなら、参加者は以下の意識を持つことは最低限必要だといえます。

●メンバーの時間を有効に使うことで(会議のために同じ場所に集まらなくてもいい)、付加価値の高い業務にリソースを集中させる
●参加者は積極的に発言することで組織の課題を共有し、解決に向けてそれぞれが実行する

ツールの活用は、メンバーが仕事しやすい環境を作り出します。しかし管理者はそこで満足するのではなく、空いたリソースを生産性向上に集中させるように、マネジメントしていく必要があるでしょう。

メンバーの能力を把握する

2つめのポイントは、それぞれのメンバーの能力や業務スピードを正確に把握することです。メンバー相互の強みを最大限引き出せるよう、適切に業務を振り分けなければいけません。

●単独のメンバーに任せる業務
●複数のメンバーが共同で行う業務

上記のように仕事を分類し、メンバーの能力を考慮したうえで仕事を差配するといいでしょう。

進捗状況を可視化してフィードバックする

3つめのポイントは、業務の進捗状況を可視化してフィードバックすること。リモートワークでは、お互いの状況がわかりづらい環境で仕事を進めていかなければならないためです。

ツールを利用して業務プロセスを可視化することで、部下の進捗状況を把握できるようにします。目標に対して「進んでいる」「遅れている」を明確にしたうえで、次にどのようなアクションを取るべきか具体的にフィードバックするのです。部下は次に何をすれば良いかが理解でき、すぐに行動に移せるでしょう。

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リモートワークでメンバーのコンディションを把握するために最適なツール

リモートワークでは、メンバーの状況を正確に把握することが大切です。お互い顔を合わせない環境で信頼関係を築くためには、部下の状況を細かく知る必要があります。

部下のコンディションや課題を正確に把握するために有効なツールが、弊社が手掛ける「wellday」。業務で利用されているコミュニケーションツールやサーベイのデータを解析し、組織やメンバーのコンディションをリアルタイムで可視化するサービスです。メンバーの潜在的な課題を発見、解決し、エンゲージメントを最大限高めるのに寄与します。

welldayが優れているのは、以下の点です。

●AIによる分析で社員のコンディションと課題を実名、週次で可視化する
・SlackやMicrosoft Teamsと連携
・月一度のアンケート回答結果の傾向とチャット上のメッセージから、メンバーのコンディションをAIが読み取り、週単位で見える化する

●メンバーは負荷のないアンケートで楽に回答できる
・アンケートの設問回数はメンバーのコンディションに合わせて自動で最小限に調整
・メールやブラウザを開くことなく、ツール上で簡単に回答できる

●社員の不調要因に合わせた1on1での課題解決マニュアルを自動で発行
・アンケートによって特定されたメンバーの不調要因に合わせて、1on1で使える解決マニュアルを自動で発行
・表示されるアジェンダに沿って対話することで、メンバーの課題解決をサポートする

●課題可視化後のアクションも一括管理
・改善アクションは完了までの進捗報告をwelldayで完結できる
・改善アクション後のスコア差分を管理者が確認できるので、アクションの効果性を明確に把握できる
・AIによるコンディション予測で、メンバーがサーベイに回答する負担を増やさずに週次でアラートを拾える

上記のことからもwelldayを活用すると、メンバーのコンディションがタイムリーかつ客観的に把握できます。

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まとめ

以上、リモートワークに活かせるツールの種類や、おすすめのツールについて解説しました。組織の状態に見合ったツールを活用することで、リモートワークにおける生産性を高めることは可能です。

また部下と対面でコミュニケーションが図れないリモートワークにおいては、今まで以上にメンバーのコンディションを正確に把握しなければいけません。不安や孤独になりがちなメンバーの異変に気がつかなければ、そのまま離職につながる可能性があるためです。コミュニケーションツールやサーベイツールをマネジメントに活用し、組織やチームのコンディションを良好な状態に保つことが大切です。

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【はたらく人の実情を客観的指標で視覚化し、従業員課題を解決!】

●Slack / Teamsでのテキストデータから従業員のワーク・エンゲージメントの予測が可能。

●従業員それぞれのエンゲージメント・スコアを可視化し、改善策がまとまったライブラリーを提供。

●安心安全のセキュリティ。すべての通信は暗号化され、データは厳重に保護されたデータセンターに保管。

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