リモートワークで生産性を上げる方法は?在宅勤務の社員と企業側の観点から解説

最終更新日 : 2023/01/29
生産性生産性向上

新型コロナウイルス感染拡大で三密回避が宣言され、リモートワーク導入が推奨されました。その結果、多様な働き方を実現する働き方改革が加速したのです。
総務省「テレワークの動向と生産性に関する調査研究報告書」では、リモートワークを導入すれば、育児や介護と仕事の両立がしやすい環境が整い、ワークライフバランスが取りやすくなると述べています。また、企業のダイバーシティ化にもリモートワークの環境は欠かせないと述べているのです。
このようなメリットがある一方で、リモートワークに切り替えると生産性が低下すると悩む企業も多く見受けられます。このような問題は解決できないのでしょうか?
今回はリモートワークで生産性が低下する原因と生産性を高める方法をご紹介します。

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本記事のサマリー

  • リモートワークで生産性が低下する企業は46.2%
  • リモート環境下のコミュニケーション不足が生産性を低下させている
  • 仕事に集中できるワークスペースが確保できずに悩む社員もいる
  • リモートワークで生産性を上げる方法を理解すれば問題を解決できる
  • リモートワークを導入する場合は成功事例を参考にすると良い

リモートワークに生産性低下に悩む企業は多い

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、3密回避を目的としてリモートワークが推奨されました。そのため、多くの企業がリモートワークを導入しましたが、従来の働き方より生産性が低下してしまっている状況です。
日経BP総合研究所イノベーションICTラボの独自調査「働き方改革に関する動向・意識調査」では、リモートワーク導入により生産性がどのように変わったかを調査しています。

リモートワークによる業務の生産性は、職場(派遣・常駐先を含む)で仕事に取り組む場合と比較してどれくらいですか?
●生産性が上がった:29.6%。
●生産性は変わらない:34.9%
●生産性が下がった:35.5%
【出典元】日経BP総合研究所イノベーションICTラボ 働き方改革に関する動向・意識調査

この調査結果から分かるように、リモートワーク導入で生産性が下がったと回答する企業は、生産性が上がったと回答する企業の2倍以上もいるのです。

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リモートワークで生産性が低下する原因

リモートワークで生産性が低下したと回答する企業が多く見受けられますが、その原因が何であるかを把握しておきましょう。ここでは、リモートワークで生産性が低下する原因について解説します。

コミュニケーション不足に陥る

リモートワークでは、別々の場所で働いている社員同士の状況が把握し合えないため、コミュニケーション不足に陥ります。
「声かけして良いタイミングだろうか」「相談したいけど、相手は忙しくしていないだろうか」と考えてしまい、コミュニケーションを控えてしまうのです。
リモートワークでは、SlackやChatworkなどのコミュニケーションツールを利用して相談や報告を行いますが、返事をもらうまでタイムラグが生じやすくなります。業務上で聞きたいことを質問して返事が遅ければ、その間は業務が停止してしまいます。このようなコミュニケーション不足の問題が生産性の低下を招く主な原因です。

仕事に対するモチベーションが下がる

リモートワーク環境下だと、社員の仕事に対するモチベーションが低下する恐れがあります。なぜなら、仕事のモチベーションは尊敬できる人と一緒に働いたり、ライバルと競い合ったりすることで上がるためです。
また、仕事の悩みの相談に乗ってもらったり、励ましてもらったりすることで「チームのために仕事を頑張ろう」と意欲が芽生えます。
しかし、リモートワークだと社員同士のコミュニケーションが減り、お互いの働きぶりもわかりません。その結果、疎外感を抱きやすくなり、仕事に対するモチベーションが下がってしまうのです。

業務プロセスが把握しづらい

リモートワークでは、管理職の目が届かない場所で部下が働くことになるため、各自の業務プロセスが把握しづらくなります。部下が業務をどのように頑張ったかを把握できなければ、従来のプロセス重視型の評価制度を採用している会社の場合は、従来の評価制度が適用できなくなります。
部下の仕事に対する姿勢や努力を適切に評価してあげなければ、人事評価に不満を持たれてしまうでしょう。その結果、仕事に対する意欲を失って、各自の生産性が低下してしまうのです。

仕事のオン・オフの切り替えが難しい

在宅勤務は仕事とプライベートの境目が曖昧になりがちです。
家族と一緒に過ごすリビングで在宅勤務しているような場合は、仕事のオン・オフの切り替えが難しく、仕事がだらけてしまいます。
また、仕事とプライベートの区切りがつかなくなると、無意識で長時間労働してしまいがちです。長時間労働により体調不良になり、生産性が低下する恐れもあります。

作業場の環境が整っていない

リモートワークを導入したくても、社員1人ひとりの自宅に勤務環境を整備するのは想像以上に大変です。企業側が勤務環境の整備に必要な費用を負担すれば、従業員は作業しやすい環境を手に入れられますが、費用が大きな負担となります。その結果、各社員の作業場環境が整備できず、以下のような不適切な作業環境となり生産性が低下してしまうのです。

●作業場と休憩所が分かれていない
●薄暗い照明の中で仕事している
●仕事をするための十分なスペースが確保されていない

生活習慣が乱れている

在宅勤務など働き方の自由度を高めると、各自の自己管理が重要となります。自己管理ができない社員は、生活習慣が乱れやすくなり、仕事に集中できなくなってしまいます。
就業時間前にギリギリ目覚めたり、夜遅くまで起きていたりなど生活リズムがおかしくなると、仕事に対する集中力は途切れやすくなってしまうのです。このような生活習慣の乱れも、リモートワークで生産性が低下する原因です。

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社員が取り組めるリモートワークで生産性を上げる方法

リモートワークで生産性が低下する原因をご紹介しましたが、どのような取り組みを行えば阻止できるのでしょうか?ここでは、社員が取り組めるリモートワークの生産性を上げる方法をご紹介します。

意識的にコミュニケーションをとる

リモートワークではコミュニケーション不足に陥りがちになるため、意識的にコミュニケーションを取り交流を深めることが大切です。コミュニケーションの取り方には、以下のような方法があります。

●雑談用スレッドを利用する
●定期的にオンラインランチ会を開催する
●相手の表情が読めないため、いつも以上に気遣いを忘れない
●レスポンスを早めることを意識づける

コミュニケーションを増やせば、組織の一体感が芽生えて業務を円滑に進められます。

勤務環境を整備する

リモートワークで集中して仕事するためには、勤務環境の整備が欠かせません。とくに在宅勤務をする場合は、仕事とは関係ないものが視界に入らないようにして、仕事に集中できる場をつくることが大切です。そのため、可能であれば仕事専用の部屋を作りましょう。
しかし、自宅の部屋数から仕事用の部屋を作るのが難しい方もいるかもしれません。このような場合は、仕事専用スペースを作ると良いです。
または、自宅近辺にあるコアワーキングスペースを利用する方法もあります。企業から手当があるかを確認して、勤務環境を整備しましょう。

こまめに休憩をとる

在宅勤務で働く場合は、こまめに休憩をとりPC画面から離れる時間を作りましょう。なぜなら、PC画面を見続けると眼精疲労を起こしてしやすくなるためです。眼精疲労になると、頭痛や首肩の筋肉の凝りなど体調不良になる場合もあります。
また、頭痛や目の疲れがストレスとなり、精神疾患を患ってしまうかもしれません。このような状況にならないためにも、PC画面から離れてリラックスする休憩時間をとりましょう。休憩時間は、人と話をしたり、外に出て散歩したりすると健康的になれます。

定期的に運動する

在宅勤務で生活リズムが狂い生活習慣病にならないためにも、定期的に運動をしましょう。なぜなら、運動で生活習慣病の予防・改善が期待できるためです。生活に取り入れやすい簡単な運動には、以下のようなものがあります。

●ラジオ体操
●ウォーキング
●ジョギング

運動不足で生活習慣病になる場合もあるため、健康管理のためにも定期的に運動をしてみてください。

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企業が取り組めるリモートワークで生産性を上げる方法

次に、企業が取り組めるリモートワークの生産性を上げる方法をご紹介します。

朝礼を実施する

毎朝、就業開始時刻に朝礼を実施すれば、社員同士が会話する場を作れるようになります。
朝礼では、部署全体で共有しておきたい連絡事項を伝えたり、各自の作業内容や情報を報告させたりします。このような朝礼を設けることで、今月の目標達成ができるかどうか進捗状況が把握できるようになります。
また、部署内の連携が取りやすくなり、作業効率化が図れます。そのため、プロジェクト管理やコミュニケーション活性化をさせたい場合は、就業開始の合図として朝礼をしましょう。

仮想オフィスを導入して声かけしやすくする

仮想オフィスを導入して、在宅勤務の社員をリモート出社させれば、コミュニケーション不足問題が解消できます。その理由は、仮想オフィス上のアバターを見ると、各社員のステータス(声かけOK、離席中、資料作成中、会議中、昼休憩中)が一目で分かるようになるためです。アバターのステータスを参考にすれば、相手に声かけしやすくなります。 仮想オフィス上であれば、相手のアバターに自分のアバターを近づけるだけで会話ができるようになります。ZoomミーティングのようなURLを発行する必要もなく、テキストを打つ必要もありません。
気軽に声かけできるため、コミュニケーションを増やしていけます。

サーベイツールで従業員の健康管理をする

リモートワーク環境下ではコミュニケーション不足に陥り、組織メンバーと信頼関係が築けずに疎外感を抱きやすくなります。また、リモートワークだと1人で作業する時間が長いため、孤独感を抱きがちです。
このような時間を過ごすと、ストレスによってホルモンのバランスが崩れメンタル不調を起こしてしまう恐れがあります。したがって、社員の健康管理のため、サーベイツールを導入しましょう。
サーベイツールを導入すれば、コミュニケーションのやり取りなどから、従業員の異変をキャッチできるようになります。異変が起きている社員に1on1ミーティングを実施したり、声かけしたりすることで、メンタル不調に陥る前に健康を取り戻すことができます。

ビアボーナス制度を導入する

リモートワーク環境下でも従業員の仕事に対するモチベーションを上げるために、ビアボーナス制度を導入するのも1つの手段です。ビアボーナスとは、社員同士で業務上の感謝として報酬を与え合う制度をいいます。
ビアボーナス制度を導入すれば、業務上で人から賞賛される機会が増えるため、仕事のモチベーションを上げていけます。
ビアボーナス制度はGoogle社でも導入されていることから注目されている制度のため、導入を検討してみると良いでしょう。

PCログを取得して業務プロセスを可視化する

リモート環境下は各自の状況が見えにくく、業務プロセスが把握しづらいと説明しました。このような問題は、PCログ取得で業務プロセスを可視化することで解決できます。PCの操作内容をデータに記録すれば、業務単位で所要時間や業務フローを分析が可能です。
業務プロセスが可視化できれば、リモート環境下でも、従来通りの業務プロセス重視型の人事評価ができます。

社内交流の場を提供する

リモートワーク環境下でも組織力を高めたい場合は、社内交流の場を提供しましょう。社員同士で楽しめる社内イベントを企画して交流する機会を設ければ、信頼関係が構築できて信頼関係が築けます。リモート環境下でも行える社内イベントには、以下のようなものがあります。ぜひ、参考にして社内交流を促してみてください。

●ゴチバトルONLINE:超高級アラカルト4品を用意して各料理の金額を当てていくゲーム
●絵しりとり:手元のスケッチブックとペンだけでしりとりをしていくゲーム
●ジェスチャーゲーム:お題を体だけで表現して他の人が回答していくゲーム

全員で楽しめるゲームを開催することで、社員同士の絆を深めていくことができます。

デジタルツールを導入する

社員がリモートワークしやすいように、企業側はデジタルツールを導入しましょう。 リモートワークの生産性を上げるためのツールには、以下のようなものがあります。

グループウェア
ビジネスチャットツール
Web会議システム
バーチャルオフィスツール
顧客管理システム
クラウドPBX
電子契約システム
オンラインストレージ
プロジェクト管理ツール
ナレッジ共有ツール
勤怠管理システム
音声解析ツール

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リモートワークで生産性を高めている企業事例

リモートワークで生産性を上げるための方法をご紹介しましたが、どのような効果が見込めるのか成功事例を参考にしましょう。ここでは、リモートワークで生産性を高めている企業事例をご紹介します。

住友商事株式会社

住友商事株式会社は「働く時間」「働く場所」「働き方のスタイル」の枠に捉われない柔軟な働き方を実現するために、2018年11月に4,000人を対象にリモートワーク制度とスーパーフレックス制度を導入しました。
対象者は「在宅勤務」「サテライトオフィス勤務」「モバイルワーク勤務」の3通りから、好きな働き方を選べます。

同社は働き方を自分で選択できる環境を与え、仕事のアウトプットに対する責任は各自が持つという自由で厳しい制限を設けています。
とにかく挑戦してみる姿勢を大切にしてリモートワークを導入し、湧き出てきた社員の声を拾いあげて改善していくことで、柔軟な働き方を浸透させることに成功しました。 社員からは「介護や育児と仕事が両立しやすくなり、本当に助かる」などの喜びの声が上がっています。

【出典】テレワーク導入事例紹介 |住友商事株式会社(前編)

ソフトバンク株式会社

ソフトバンク株式会社では、2017年4月よりスーパーフレックスタイム制度を導入し、コアタイムを撤廃して各自が好きな時間に働けるようになりました。リモートワークができるワークスペースが用意できない社員が利用できるサテライトオフィスを開放するなど、社員が働きやすい労働環境の提供に努めています。

リモートワーク環境下では、マネージャー職が部下の管理方法に悩みを抱えることが多いです。このような問題も、リモートワーク環境下のマネジメント研修などを実施するなどして解決しています。
また、在宅勤務者がリモートワークを始める上で躓かないように在宅勤務ガイドブックを作成するなど工夫をしています。 このような配慮をして、社員が働きやすい職場づくりに成功しています。

【出典】ソフトバンクニュース 新しい働き方の先行事例として「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」をソフトバンクが受賞

戸田建設株式会社

戸田建設株式会社は、リモート環境下でもオフィスに出社した気分を味わえるように、リアルオフィスと仮想オフィスを融合したデジタルワークプレイス「デジタルツインスマートオフィスTODA BUILDING(仮称)」を開発しています。
デジタルツインの技術を活用して、リアルタイムオフィスに出社した社員が、仮想オフィスのアバターとして表示されます。社員位置情報が連動してアバターが動く仕組みで、この仮想オフィスに在宅勤務者も出社することが可能です。各自のステータス(声かけOKかどうか)が分かるため、リモート環境下でもコミュニケーション活性化に成功しています。

リアルオフィスの照明なども連携するため、在宅勤務者も仕事のオン・オフの切り替えがしやすくなり、働きすぎなどの問題が起きません。戸田建設株式会社は、リモートワークで働く社員も働きやすい環境づくりに取り組む企業として注目を浴びています。

【出典】戸田建設 ハイブリッドな働き方を支援する、デジタルツインスマートオフィスの共同開発に着手

まとめ

リモートワークを導入して生産性を高められれば、従業員満足度が上がり、優秀な社員が採用しやすくなります。この記事では、リモートワークの導入に成功している企業事例から、生産性を高める方法までご紹介しました。ぜひ、この記事を参考にリモートワークのやり方を見直してみてください。

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