リモートワーク導入のメリットとは?機能させるための3つのポイントも紹介

最終更新日 : 2023/01/29
リモートワーク

「リモートワークの導入を検討しているが、うまく機能するだろうか?」
このように考えておられる管理者の方も、多いのではないでしょうか。

近年では、テレワーク制度を導入する企業は増加傾向です。雇用型就業者において、勤務先に「テレワーク制度が導入されている」と回答した人の割合は40.0%。そのうち、「テレワークを実施したことがある」と回答した人の割合は、61.4%に上りました。
参考:国土交通省「令和3年テレワーク人口実態調査ー調査結果ー

うまく活用すれば、リモートワークは会社、社員双方にメリットのある仕組みだといえます。そのためにも、導入した際のマネジメントについて、しっかりと考えておかなければいけません。

この記事ではリモートワークを導入する際のメリットやデメリット、機能させるためのポイントについて解説します。最後に、リモートワークを導入して成功している企業の事例も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

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本記事のサマリー

  • リモートワークとはオフィスに出社せず、離れた場所で働く勤務形態のこと
  • 企業がリモートワーク を導入するメリットは5つ(①離職防止で人材を確保できる②コスト削減③生産性向上④緊急時に業務が継続できる⑤企業イメージの向上)
  • 企業がリモートワークを導入するデメリットは4つ(①勤怠管理が難しい②評価やマネジメントしづらい③セキュリティリスクがある④チームワーク低下の恐れ)
  • 社員がリモートワークを行うメリットは4つ(①通勤の負担が軽減される②業務の生産性が向上する③ワークライフバランスの実現④育児や介護と両立できる)
  • 社員がリモートワークを行うデメリットは 4つ(①社内コミュニケーションが減る②自己管理が難しい③孤独になりがち④運動不足になりやすい)
  • リモートワークを機能させるためのポイントは3つ(①導入目的を明確にする②就業規則を設定する③適切な評価を心がける)
  • リモートワーク中のメンバーをマネジメントするには最適なツールの活用がおすすめ
  • リモートワーク導入企業の成功事例(①アフラック②イトーキ)

リモートワークとは

最初に、リモートワークの意味やテレワークとの違い、リモートワークの主な形態について見ていきます。

リモートワークとは

リモートワークは(Remote・遠隔)と(Work・働く)を組み合わせた組み会合わせた造語で、オフィスに出社せず離れた場所で働く勤務形態のことです。「遠隔で働く」意味合いが強く、明確な定義は存在しません。

テレワークとの違い

テレワークは、厚生労働省によって「情報通信技術(ICT)を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方のこと」と定義付けされています。
参考:厚生労働省・総務省「テレワークについて」

テレワークは、以下に分類されます。

●在宅勤務(自宅で働く)
●サテライトオフィス勤務(本拠地以外の施設で働く)
●モバイル勤務(移動中や出先でノートPCやスマートフォン、タブレットなどの端末を利用して働く)

リモートワークとテレワークでは、大きな違いはありません。助成金補助などを申請する場合は、企業は国に定義されている「テレワーク」の名称を使う傾向が見られます。

リモートワーク4つの形態

リモートワークは、主に以下4つの種類に分類されます。

リモートワーク4つの形態

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企業がリモートワークを導入する5つのメリット

リモートワークは、企業・社員双方にとってメリットがある仕組みです。リモートワークを導入する際の、企業側の視点でメリットを見ていきましょう。

離職防止で人材を確保できる

1つめのメリットは、離職を防止できることです。オフィスに出社しなくても働けるため、結婚や出産、介護などが理由でやむを得ず退職することもありません。これまで企業に貢献した、優秀な人材の継続雇用が可能になります。

またリモートワークでは、より広範囲の地域を対象にした人材採用が可能です。通勤できる範囲内の人たち以外でも働けるため、優秀な人材を確保できる確率が高くなります。

コスト削減

2つめのメリットは、コスト削減につながること。リモートワークを導入することで、これまで当然と考えられていた以下2つのコストが削減できるためです。

1.オフィスにかかるコスト
(従業員1人ひとりに対して必要なもので、例えば椅子や机、制服など。またオフィスを維持するうえで必要なもので、会議室やカフェスペース、光熱費など。)

2.通勤手当
(従業員数が多い企業ほど、削減金額は大きくなる。)

業務効率化による生産性向上

3つめのメリットは、生産性の向上で、以下の理由が挙げられます。

●通勤時間が不要(通勤に充てていた時間を業務時間に変更できる)
●作業に集中しやすい(必要以上に上司や同僚の目を気にする必要がない)
●労働意欲が向上する(ワークライフバランスが高まり、その結果従業員の働くモチベーションが向上する)

総務省が実施した「テレワーク導入の目的」の調査でも、「労働制生産性の向上」が51.1%と高い数字になっています。
参考:総務省「人口減少時代のITCによる持続的成長」

緊急時に業務が継続できる

4つめのメリットは、緊急時のBCP(事業継続)対策として有効なことです。自然災害や感染症発生時も、リモートワークなら事業を継続させられます。コロナウィルス感染リスクに対しては、通勤ラッシュや人込みを回避できるリモートワークは大きな効果を発揮しました。

普段からリモートワークに慣れていると、出社できないような緊急事態に陥っても円滑に報連相が行えるでしょう。

企業イメージを向上させる

5つめのメリットは、企業イメージの向上です。「従業員のライフスタイルを大切にする環境が整った企業」、と世間にイメージされやすくなるでしょう。

企業イメージが高まれば、自社の商品やサービスに関心がもたれやすい効果が得られます。求職者が判断する際の基準としても、リモートワーク実施の有無は大きな要素であるといえます。

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企業がリモートワークを導入する4つのデメリット

リモートワークの導入は、企業にとって少なからずデメリットも発生します。ここでは、4つのデメリットを見ていきます。

勤怠管理が難しい

デメリットの1つめは、勤怠管理が難しくなることです。オフィス内であれば部下の勤務状況を見て確認できますが、離れている状況では詳細の把握は難しくなります。

一部では労務管理やセキュリティ対策の目的で、従業員が自宅で働く様子をカメラで記録するシステムを導入する企業も見受けられます。従業員の怠慢を抑止する効果もありますが、監視されているように感じて従業員からすると、気持ちの良いものではないでしょう。

また、「見られているので働かなければ」といった心理から長時間労働につながり、心理面と体力面で負担をかけてしまう可能性もあります。

部下の評価やマネジメントがしづらい

デメリットの2つめは、部下の評価やマネジメントがしづらいことです。業務プロセスが見えにくいため、成果のみで部下を評価しがちになります。

例えば部下から報告を受けた際、「できた」「できていない」の結果のみで評価すると部下のモチベーションはどうでしょうか。仮に結果が出ていない場合でも、試行錯誤しながらさまざまな方法を駆使して部下は業務に取り組んだかもしれません。

業務プロセスが見えにくいのはマネジメントしづらいのと同時に、評価の仕方を誤ると部下のモチベーションを低下させてしまう恐れもあるのです。

セキュリティリスクが高まる

デメリットの3つめは、セキュリティリスクが高まることです。リモートワークでは、ネットワーク上と人の手によるリスクが考えられます。

●パソコンのウィルス感染(適切なウィルス対策をしていない個人端末を使用する場合、感染リスクが高まる)
●公衆Wi-Fiや家庭ネットワークの悪用(通信が暗号化されていないケースもあるので、情報漏洩や破壊、改ざんなどのリスクが発生する)
●盗難や紛失(機密情報の入ったパソコンや書類を紛失して悪用される)
●内部不正(必要以上のアクセス権限を従業員に与えている場合、勝手にアクセスして不正される恐れがある)

コミュニケーション不足によるチームワークの低下

デメリットの4つめは、チームワークの低下を招いてしまう恐れがあること。実際に顔を合わせて仕事をしていないので、どうしても個人で仕事を進めている感覚になってしまうためです。

チャットやメールなど文字だけでは、コミュニケーションは制限されてしまいます。相手の表情から得られる感覚的な情報が不足するため、チームビジョンや仕事に関する認識にずれが生じ、結果としてチームワーク低下につながってしまいかねません。

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社員がリモートワークを行う4つのメリット

リモートワークの導入は、社員側にとってもさまざまなメリットをもたらせます。社員側の4つのメリットについて見ていきましょう。

通勤の負担が軽減される

通勤時間が短縮でき、満員電車に乗るストレスから解放されます。通勤に要する時間は都市圏ほど多大で、年間に換算すると決して少なくありません。

総務省の調査では、通勤時間は神奈川県が49.4分ともっとも長く、千葉県が47.9分、埼玉県45.7分、東京都が44.0分と続きます。
参考:総務省統計局「通勤時間の状況」

仮に片道通勤が1時間の場合、リモートワークを行えば以下の通勤時間が軽減されることになります。

●1時間X2(往復)X20日/月X12か月=480時間

捻出できた時間は、趣味や自己啓発、家族など大切な人に充てることができるでしょう。

業務の生産性が向上する

リモートワークは、業務効率化で生産性を向上させます。例えば、営業担当者は顧客とリモートで商談できます。顧客へ訪問する場合なら、訪問エリアや商談件数、時間は限られてしまうでしょう。

しかし、リモートワークでは海外や国内など、どのエリアの顧客とも商談することが可能になります。例えば、午前は北海道の顧客と商談し、午後からは九州の顧客と商談できるのです。

また、会議や打ち合わせもリモートで実施できるため、参加者は一堂に集まる必要がありません。削減された移動時間を、価値を生み出す業務に充てられます。

ワークライフバランスが実現

リモートワークの導入は働きやすい環境を整え、ワークライフバランス(仕事と生活の融和)実現に向けて良い影響を与えます。

●将来の仕事や収入を考えるようになる(スキルアップのための時間が増えるため、実現したいライフスタイルに向けて意欲的に働くようになる)
●多様な働き方への関心が高まる(リモートワークでは個人の事情に合わせた柔軟な働き方が可能)
●プライベートを重視するようになる(家族との時間や自身の健康などを優先する)

上記のようにワークライフバランスを実現させたいと考える人が、今後ますます増えてくるでしょう。

育児や介護と両立できる

つきっきりの育児や介護が必要なケースを除けば、リモートワークなら育児・介護と仕事との両立が可能です。「会社を取るか仕事を取るか」を選択する必要はありません。

例えば、父親の介護をしている人の1日の例を見てみましょう。

1.午前中は通院の付き添いの前に仕事を開始する
2.通院からの帰宅後は、夕食の準備まで仕事をする
3.その後、父親の世話が落ち着いた後、1時間勤務する

出社する時間を介護や育児に充てることで、疲弊することなく仕事に取り組めるのもリモートワークのメリットだといえます。

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社員がリモートワークを行う4つのデメリット

社員がリモートワークを行うと、どのような問題が発生するのでしょうか?4つのデメリットについて、見ていきます。

社内コミュニケーションが減る

リモートワークでは、上司や部下、メンバー間のコミュニケーションが難しくなります。一緒に仕事を進めていても、他のメンバーが手の空くタイミングが計りにくかったり、雑談のような気軽なコミュニケーションが取りにくかったりするためです。

リモートワークでは、すぐに返事がくるとは限りません。相手の状況が見えない分意思疎通が図りづらくなり、チームワークに影響を及ぼす恐れもあるでしょう。

自己管理が難しい

上司やリーダーがその場にいないリモートワークでは、自己管理が難しいと考える人もいるでしょう。「オフィスと同じように集中して仕事ができない。つい怠けてしまう。」といった声も少なくありません。

反対に、働きすぎてしまうケースも挙げられます。働き方改革にともない、オフィスでは定時を過ぎれば退社をうながされる傾向が強くなりました。しかしリモートワークでは、好きなだけ仕事ができてしまうので、責任感が強い人ほど長時間労働に陥りやすくなります。結果、体調を崩したりストレスをため込んだりしがちになりかねません。

不安や孤独になりがち

リモートワークでは、不安や孤独を感じやすくなる傾向が見受けられます。パーソナル総合研究所の調査によると、約3割の人が在宅勤務に不安や孤独を感じていると回答しています。
参考:パーソナル総合研究所「テレワークにおける不安感・孤独感に関する調査」

リモートワークで不安や孤独を感じる理由は、以下の通りです。

●人事制度や労務管理がリモートワークに未対応(従業員は「適切な人事評価が受けられるのか」「正しい労働時間を会社は把握しているのか」などの不安を感じる)
●同僚や上司との雑談が困難(意識して連絡しない限り、雑談の機会は得られない)

独身や1人暮らしで人と会わない日が多かったり、会話が好きだったりする人ほど孤独に感じてしまう傾向が見られます。

運動不足になりやすい

リモートワークでは出勤しないため、運動量が必然的に減りがちです。美容・ヘルスケアやライフスタイルなどの事業を運営するRIZAP(ライザップ)の調査結果を見てみましょう。

「コロナ前と比べて新たに出てきた・増えた健康面での課題」について、「運動不足」と回答した人は、全体の55%にのぼることがわかりました。
参考:RIZAP「【テレワーク】健康への影響|運動不足と健康問題の対策・事例

リモートワークを行う場合、運動不足を解消させる方法をも合わせて検討しておいたほうが良いといえるでしょう。

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リモートワークを機能させるための3つのポイント

リモートワークは企業と従業員双方にとって有効な仕組みである反面、先述通りデメリットも少なからず見受けられます。リモートワークを機能させるためには、どのような点に気を付けるべきでしょうか。ここでは、3つのポイントについて解説します。

リモートワークの導入目的を明確にする

1つめのポイントは、リモートワークを導入する目的を明確にすること。目的が不明確だと、社員に不公平感を抱かせたり本業に集中できず業績を落としたりしかねないためです。

できるだけ、以下のように具体的な目的を掲げるといいでしょう。

●通勤時間を削減し、本業に集中することで業績を上げる
●出産や介護などの理由による離職を防止する

「リモートワークを導入すると効果がでること」について、社員アンケートを実施するのもいいでしょう。現場の声を反映させることで、よりリモートワーク導入の効果を高めることにつながります。

就業規則を設定する

2つめのポイントは、リモートワークを導入する際の就業規則を設定することです。就業規則の項目例としては、以下が挙げられます。

●総則(目的や定義)
●許可・利用(対象者・服務規律)
●労働時間等(労働時間・休憩時間・休日・時間外及び休日労働等・欠勤等)
●勤務等(業務の開始及び終了の報告・業務報告・連絡体制)
●給与等(給与・費用の負担・情報通信機器、ソフトの賃与等・教育訓練・業務災害・安全衛生)
出典:一般社団法人日本テレワーク協会「『ポストコロナ』時代におけるテレワークの在り方検討タスクフォース)

監視の目がなく自分で裁量を決めるリモートワークの場合、業務効率を高め業績向上につなげるためにも、就業規則の設定は必要になるでしょう。

適切な評価を心がける

3つめのポイントは、部下に対して適切な評価を心がけることです。リモートワークとオフィスワークとの共通点や相違点を理解したうえで、評価方法を定めなければいけません。

●働きぶりを確認できない
●プロセスを把握しづらい
●成果主義に陥りがち

上記の通り人事評価が難しいリモートワークでは、管理者が一方的に評価を付けてはいけません。社員は評価の理由を知る機会がなく、不満を抱いてしまうでしょう。評価に至った理由や課題、今後の期待点などを共有し、より納得感を持たせることが重要です。

リモートワーク中のメンバーをマネジメントするには<a id="07"></a>

リモートワーク中のメンバーをマネジメントするためには、従来の対面型コミュニケーションに加えて最適なツールの活用が欠かせません。業務の進め方自体が変化するリモートワークでは、管理者においてもマネジメント手法の再検討が必要でしょう。

そこで期待されているのが、ビジネスのITCツールの活用でコミュニケーションの手段を確保することです。総務省の調査では、テレワーカーのコミュニケーション確保のため企業が実践している対策として、以下の回答が挙げられました。

<テレワーカーのコミュニケーション確保のための対策>

テレワーカーのコミュニケーション確保のための対策

出典:総務省「テレワークの動向と課題について」

上記を見ても、リモートワークにおけるマネジメントにはICT(情報通信技術)は切り離せない関係にあることがわかります。

リモートワークの成功事例

ビジネス環境の変化と共に、広まりだしたリモートワーク。人事施策にリモートワークを取り入れ、成功している企業の事例について見ていきましょう。

アフラック

1つめは、アフラック生命保険株式会社の事例です。2015年から社員の仕事の進め方を見直すと共に、「時間」と「場所」にとらわれない働き方を整備しました。社員のワーク・ライフ・マネジメントを支援し、組織としてのパフォーマンスを最大化させることを目的とした「アフラックWork SMART」を促進しています。

「アフラックWork SMART」の意義を正しく理解するために、全社員向けにe-ラーニングを配信したり、入社研修時にテレワーク実践プログラムを導入したりしています。また所属長には、テレワークでも適切にマネジメントできるように、「テレワークマネジメント研修」を実施しているのも注目すべき点です。

以下は、「テレワークマネジメント研修」の内容です。

●情報やプロセスをオープンにし、心理的安全性を高めるコミュニケーションの取り方や上司のサポート(ラインケア)のポイント
●仕事と家庭の切り替え方の工夫
●カメラは基本的に起動させるなど、WEB会議を成功させるための工夫

出社とテレワークのハイブリッドな勤務体制によって、アフラックでは以下を達成させています。

●18か月連続(2020年4月~2021年12月)で全社員の在宅勤務実施率50%以上
●常態化していた法定外労働時間が2021年には4.5時間まで削減(2016年比で72.4%減)
●有給休暇取得率は80%を超えている

【出典】総務省・厚生労働省「企業の取り組み事例」

イトーキ

2つめは、オフィス家具大手の株式会社イトーキの事例です。イトーキでは働く場所の選択肢を増やすことで、社員が効率よく仕事を進めています。

ポイントは、勤務形態に応じて取り組む仕事に工夫を凝らしていることです。

、勤務形態に応じた仕事への工夫

イトーキではリモートワーク導入で、以下の効果を得ています。

●集合型研修をリモート開催に切り替えたことで、研修参加への意欲を落とさず集中できる環境が整った
●社員のICTツール活用が進んだ(リモートによるミーティングやクラウドツールなどの利用) ●出社しなくても仕事ができる業務が増えた。このことが転居をともなわない異動の実現(単身赴任の削減)に寄与している

【出典】総務省・厚生労働省「企業の取り組み事例」

まとめ

以上、リモートワークのメリット・デメリットや、機能させるためのポイントについて解説しました。リモートワークは会社・社員双方にとって有用な仕組みであると同時に、マネジメント方法をしっかりと定めておかなければいけません。

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