組織コミュニケーションの活性化方法を8つの施策と3つの例とともに解説!

組織コミュニケーションの活性化方法を8つの施策と3つの例とともに解説!

円滑に業務を進める上で組織コミュニケーションは重要な役割を果たします。多くの企業が組織コミュニケーションの重要性は理解しているものの約7割の企業が社内のコミュニケーションに課題感を持っていることが明らかになっています。

この記事では組織コミュニケーションの定義を説明し、重要性を再確認してから活性化する方法について企業事例とともにご紹介いたします。また、コロナ渦の影響を受けテレワークが一般化されつつある近年、オンラインで組織のコミュニケーションを活性化する方法についてもご紹介いたします。

本記事のサマリー

  • 組織コミュニケーションとは、「共通の目的を達成するためになされる意思疎通」。
  • 組織コミュニケーションは心理的安全性や迅速な情報共有などに繋がるので重要。
  • 組織コミュニケーションを活性化するには ①1on1 ②社内報 ③CREWプログラム ④フリーアドレス制度 ⑤シャッフルランチ。
  • テレワーク下で組織コミュニケーションを活性化するには ①社内チャットツールの導入 ②ビジョンや経営理念などを一か所にまとめる ③オンライン休憩室の設置。
  • 日本マイクロソフトはフリーアドレス制度を導入して部署間のコミュニケーションを促進。レバレジーズ株式会社は部署間の交換留学を実施してナレッジを全社に共有。ぐるなびはウォーキング・ミーティングを実施して健康とコミュニケーションを同時に活性化。
  • welldayではSlackやMicrosoft Teamsといったビジネスチャットツールでの行動データを活用することによって無駄なサーベイコストをかけずに従業員のコンディションを把握することが可能。

組織コミュニケーションとは?

組織コミュニケーションとは、「共通の目的を達成するためになされる意思疎通」です。そもそも組織とは共通の目的を達成するための集団を指します。そしてコミュニケーショとはお互いの意思・感情・情報を共有しあうことです。

会社の目的は事業を通して利益を追求することなので、ビジネスの文脈における組織コミュニケーションは以下のような項目が含まれます。

  • 会社としてのビジョンやミッションを伝える
  • 業務を進める上で意思決定を促す情報の提供
  • 良い企業文化を醸成する
  • 動機付けを行う

組織コミュニケーションの重要性

組織コミュニケーションは心理的安全性や迅速な情報共有などと密接に関係しているため重要と言われています。

心理的安全性

心理的安全性とは、個人が組織の中でリスクのある発言をしても安全と感じるかどうかを表します。例えば、従業員が何か発言をしようと考えた際「仲間に意見を否定されるかも」など考えてしまい発言できない場合は心理的安全性が低いと言えます。心理的安全性が高いチームでは、発言やアイデアが自由に飛び交い生産性が上がります。

事業を前へ進めるために必要な意見が発言できないような組織風土がある場合は組織コミュニケーションを見直す必要があるかもしれません。

迅速な情報共有・気軽な相談

社内のコミュニケーションは事業の迅速な情報共有や業務中の質問のしやすさなどに繋がるので重要とされています。

HR総研の調査によると、コミュニケーション不足は迅速な情報共有や部門間・事業所間の連携、気軽の質問などの障害になるということが明らかになりました。特にコロナの影響によりテレワークが導入されてから情報共有や気軽な質問への支障が顕著に表れています。

このように、組織コミュニケーションは会社の目的を達成するために欠かせない条件なので重要と言われています。

組織コミュニケーションを活性化する方法

それでは組織コミュニケーションを活性化するにはどのような取り組みをすれば良いのでしょうか?ここでは本質的に組織コミュニケーションを活性化するための施策を5つご紹介いたします。

1on1ミーティング

1on1とは部下のための週に1回~月に1回といった定期的なペースで30分程度実施される面談です。組織コミュニケーションは日々の信頼関係の構築があってこその意思疎通ですので定期的に1on1ミーティングを行うことは組織コミュニケーションの活性化に繋がります。

1on1ミーティングは一回につき15分から30分程度の長さで実施するのが理想とされています。定期的に実施して信頼関係を築くことが大切なので部下と上司双方に負担がかかりすぎないように気をつけましょう。とはいえ、集まったものの話す内容がないといった事態に陥ることを避けるため事前にアジェンダを決めてから面談を行うことも大切です。以下のような項目に対する答えを事前に作成してもらってから面談に挑むとスムーズに進むでしょう。

  • やったこと
  • 良くできたこと・気づき
  • 困っていること・気になっていること
  • 問題に対する改善案
  • 最近あった良い事
  • プライベートの悩み

1on1の基本的なスタンスは、部下のための場であることなので上司は「あなたならどうする?」などヒアリングをして部下の意見を引き出す努力をしましょう。

社内報

社内報とは社内の現状などを伝えるために制作される冊子やメディアのことを言います。社内報の目的は情報の共有だけに限らず社員のモチベーションの向上や会社のビジョン共有などにも寄与するので組織コミュニケーションを促進する際大いに役立ちます。

組織コミュニケーションの促進を目的とする社内報を発信する場合はトップメッセージ、事業・職場・拠点紹介、社員紹介などのコンテンツを用意しましょう。トップメッセージを含むことで会社のミッション、ビジョンや経営方針を社内全体に共有することができます。各事業や職部の紹介をすることで事業部間の連携が促進され企業文化が浸透します。社員紹介も含むことで社員のやる気を促進したり気軽なコミュニケーションが活性化されたりします。

あらゆる企業で組織コミュニケーションを活性化する施策の一つとして社内報があげられるのも、上で述べるような効果が見込めるためです。自社の状況をみて目的に合わせた社内報を作成しましょう。

CREWプログラム

CREWプログラムとは2005年にアメリカで開発されたプログラムで、お互いを知るための対話 = "CREWセッション" を積み重ねて職場の人間関係にアプローチし、いきいきと働きやすい職場風土の醸成を目指します。CREWプログラムを実施することでお互いに対する理解が深まり組織コミュニケーションが活性化されます。

CREWプログラムは1週間に一度、30分などの頻度でCREWセッション(お互いを知るための対話)を積み重ねます。対話のテーマは自由ではありますが、厚生労働省は「お互いを知る」「敬意・尊敬について考える」「今後の職場を考える」などのトピックでセッションをすることを推奨しています。セッションの参加者は職場で働くすべての従業員が対象とされています。

CREWプログラムを実践することでお互いの性格や得意なことなどを理解することができ、信頼関係に繋がり本質的な組織コミュニケーションの活性化に繋がります。

フリーアドレス制度

フリーアドレス制度とは社員の固定席を指定せず作業を行う席を自由に選べる制度です。フリーアドレス制のスタイルを導入することによって毎回異なる席に座るため、隣り合う人も毎日変わり、あらゆる人とコミュニケーションをとることができます。

他にも、オフィスの内装・家具・照明の選定などにこだわり相談しやすい環境づくりをすることは大切です。デスク間を仕切るパーティションの撤去や席と机の配置をジグザグに設置することで向かい合っている社員の顔を見やすくするなど工夫できます。

シャッフルランチ

「シャッフルランチ」とは、普段交流の少ない社員同士でグループを組み、会社負担でランチに出かけることができる制度です。定期的に実施されるこのイベントにより、横のつながりが増え、仕事のモチベーションに繋がるといった声もあるそうです。

シャッフルランチでは3~5人のチームを組み、会社が上限を決めて費用を負担する場合が多いです。月に1~2回の頻度で開催することで普段関わる機会のない従業員とランチにいくことで横のつながり・コミュニケーションの増加を促します。

メンバーの組み合わせがマンネリ化してしまう恐れもありますが、そこは適宜ランダムに設定するなどして調整しましょう。会社の業績とは直接関係ないように見えるこの取り組みは従業員の息抜きに繋がり働きやすい環境を構築するのに役立つのでうまく活用してみましょう。

オンラインで組織コミュニケーションを活性化するには?

新型コロナウイルスの影響でテレワークが導入されたもののメールとオンライン会議の組み合わせだけではコミュニケーションが円滑に進まないと感じている方も多いかもしれません。ここではテレワーク下で組織コミュニケーションを活性化するためにできることを3つご紹介します。

社内チャットツールの導入

より密で迅速なコミュニケーションを取るためにビジネスチャットツールの導入は欠かせません。SlackやMicrosoft Teamsなどのビジネスチャットツールを導入することでコミュニケーションにおける情報の抜け漏れを少なくすることが可能になります。

例えば世界で一番シェアが大きいチャットツール「Slack」では組織やプロジェクト、顧客別に分けてチャンネルを作成することができるので情報が管理しやすくオープンな組織コミュニケーションを構築する際に役立ちます。他にも「Microsoft Teams」ではWord/Excel/PowerPointなどのツールを共同で編集することができるので業務を進める上で意思決定を迅速に行うことが可能になります。

このように社内外でビジネスチャットツールを導入することはコミュニケーションを円滑に進めることに繋がるのでテレワークとの相性が良いです。

ビジョンや経営理念などを一か所にまとめる

近年では数年で社員が入れ替わることや、業務委託のメンバーに一定の間だけプロジェクトに参加してもらうことも増えました。そこで短期間で力を発揮してもらうために重要となってくるのがオンボーディングです。組織コミュニケーションでは会社としてのビジョンやミッションを伝えることが大切なので新しい従業員が円滑に会社の状況を把握するために必要な情報を一か所にまとめましょう。

たとえば先ほど紹介したSlackやTeamsなどのチャットツールにオンボーディング専用のチャンネルを開設したり、ドキュメント上に経営理念やチーム編成、社内Tipsを掲載した資料をまとめておくなどして新メンバーがスムーズに会社について知ることができるようにしましょう。

オンライン休憩室の設置

コロナ渦の影響による急速なテレワークの導入は気軽な相談や雑談をする機会を奪いました。雑談は作業のリフレッシュになりますし、気軽な質問をすることは迅速な作業に繋がるので毎日決まった時間にオンラインで雑談をするテレカンルームを作成するといいでしょう。

オフィスでは発生する雑談もテレワークになるとしづらいので意識的に雑談をする部屋を作って息抜きをすることをお勧めいたします。弊社では毎日15時に「オンライン給湯室」を設置しており、気軽に雑談できる環境を用意しています。

企業の組織コミュニケーション活性化の事例をご紹介

ここでは実際に社内で工夫をして組織コミュニケーションを活性化させた企業の事例をご紹介していきます。

日本マイクロソフト株式会社:フリーアドレス制度

日本マイクロソフト株式会社は2011年に本社を品川に移転する際、パーテーションで囲まれていたデスクの配置によるコミュニケーション不足を解消するためにフリーアドレス制を導入しました。

同社によるとフリーアドレス制を導入してから部署間のコミュニケーションが促進されたり上下関係にとらわれない会話ができるようになったそうです。また、業務上よくコミュニケーションを取る従業員と近い席で作業することによって円滑に情報伝達ができるようになったそうです。

部署や上下関係の壁を超えてコミュニケーションを取りたい組織やプロジェクトごとに迅速な意思疎通がしたい組織におすすめの施策となっています。

レバレジーズ株式会社:部署間の交換留学

レバレジーズ株式会社はIT・人材メディアやマーケティング事業、転職エージェント事業など多岐にわたる事業を行う急成長中のベンチャー企業です。

同社は急成長に伴い従業員が増えるにつれて部署間でのナレッジの共有に課題を感じていたそうです。事業ごとに蓄積される成功事例は他部署でも活かせる内容が多い中全体へ共有する機会がありませんでした。そこで月に一度社内で行う全体勉強会や部署間の交換留学を設けて事業部の横断を実現させました。

交換留学制度では別事業部の商談の進め方や広告投資の手法などが共有されることで課題解決や業務効率化に繋がっているそうです。他にも事業部間の交流機会が増え社内全体でのコミュニケーションが活性化されたそうです。

このように社内のナレッジを有効活用することで組織のコミュニケーションを活性化させましょう。

株式会社ぐるなび:ウォーキング・ミーティング

株式会社ぐるなびは「日本初、世界へ」という企業理念のもと飲食店等の情報提供サービスを展開する会社です。

株式会社ぐるなびでは「ウォーキング・ミーティング」という、皇居周辺をウォーキングしながらコミュニケーションを取るという取り組みを実施しています。健康のためのウォーキングから始まったこのミーティングは、社内のコミュニケーション活性化につながるのはもちろんですが、同時に集中力が高まり、アイデアが思いつきやすいそうです。

一緒にウォーキングする社員も、会議室とは違ったのびのびとした表情を見せるそうです。健康とともにコミュニケーションを活性化させたい場合は導入すると良いかもしれません。

SlackやTeamsでのコミュニケーション内容からコンディションを可視化するツール:wellday

以上、組織コミュニケーションを活性化する方法や企業の取り組み事例をご紹介しました。組織コミュニケーションは従業員がいきいきと働く上で重要になってきます。弊社では従業員のワーク・エンゲージメントを可視化するプラットフォーム「wellday」を提供しています。welldayではSlackやMicrosoft Teamsといったビジネスチャットツールでの行動データを活用することによってサーベイいらずで従業員のワーク・エンゲージメントスコアを予測することができます。

1. サーベイ不要で従業員のコンディション把握が可能に

welldayでは、SlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールでの稼働時間や表現、スタンプの使用状況などをAIで分析することで従業員のコンディションを可視化することができます。これによりサーベイ頻度を最適化することができ、より客観的でリアルなコンディションを把握することが可能になりました。 弊社のサービスは従来のサーベイが抱えていた「回答率」「回答の信憑性」「回答時間」などの問題を一律で解決することができます。

2. 従業員コンディションの向上に役立つオリジナルライブラリーを提供

welldayの価値は、コンディションの可視化だけではありません。welldayでは従業員コンディションが低下した人に対して課題特定サーベイを送ることが可能なのでスコア低下の原因を詳細に特定することができます。 さらには企業のワーク・エンゲージメント向上事例などをまとめた解決策コンテンツも用意しているので従業員のスコアが低下した際、課題に直結したサポートを提供することができます。

まとめ

以上、組織コミュニケーションの定義から活性化方法、企業の取り組み事例などをご紹介しました。本記事でご紹介した施策の一つでもお役に立てば幸いです。welldayについて詳しく知りたいという方は気軽に資料請求ボタンをクリックしてください。


【参照サイト】 「ProFuture株式会社/HR総研」

【参照サイト】 社員500人のナレッジをシェア!「トップ人材による社内勉強会」と「部署間の交換留学」で成長企業の課題を解決!

【はたらく人の実情を客観的指標で視覚化し、従業員課題を解決!】

●Slack / Teamsでのテキストデータから従業員のワーク・エンゲージメントの予測が可能。

●従業員それぞれのエンゲージメント・スコアを可視化し、改善策がまとまったライブラリーを提供。

●安心安全のセキュリティ。すべての通信は暗号化され、データは厳重に保護されたデータセンターに保管。

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