Microsoft Teamsの有効活用法！アプリ連携などおすすめの便利機能を徹底解説

Microsoft TeamsとはMicrosoft社のOffice365に搭載されているチャットツールで、リモートワークの拡大に伴って企業での導入が拡大しています。本記事では、従来のコミュニケーションツールと比較してより迅速な意思疎通を可能にするMicrosoft Teamsの有効活用法と注意点、企業の活用事例をご紹介します。

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Microsoft Teamsの基本的な機能

まずはMicrosoft Teams（以下　Teams）を利用する上で最も基本的な機能をご紹介します。この項目で紹介する機能はTeamsのチャットを使用する際に最低限理解しておきたいものです。

チャット機能

Teamsでのやり取りはチャットでのやり取りが基本となります。以下のような特徴があり、メールよりも効率的なやり取りが可能です。

畏まった定型文が不必要で簡潔な意思疎通が図れる

ビジネスメールを送信する際は、ビジネスメールのマナーを重視して定型文を使用して作成する場合が多いかと思われます。そうすると形式的な文章で堅苦しい文面になりがちですが、チャット機能だと伝えたい内容を形式に当てはめることなく送信できるので、端的に意思疎通ができます。

リアルタイムで迅速なやり取りが可能である

また、メールと違う点としてチャット上でのやり取りだとメール作成の工程を大幅に削減できるため、緊急度の高い連絡などのやり取りがスムーズに行えるという点が挙げられます。

未読、既読機能で相手が読んだかをすぐに確認できる

チャット機能では、未読・既読機能がついているため、メッセージ送信後に確認のリマインドを送ったりして相手が読んだかどうかを気にする必要がなくなります。

チャネル機能

Teamsでは、部署ごとまたはチームごとでチャットルームを作成できるため適切な情報を適切な担当者に送信することができ、担当者は自身に関係のある本当に必要な情報を得ることができます。

ファイル管理機能

さらにTeamsにはチームごとでチャネル内にファイルを管理できる機能があります。チームごとでチャットにまとめて保存・管理しておくことでファイルの保存先が分からなくなってしまうことが防げます。さらにチーム内で過去のファイルをまとめて溜めておくことで必要な時に参照しやすくナレッジの蓄積にもなります。

ビデオ会議機能

チャットでのコミュニケーション方法以外にTeamsではビデオ会議機能が利用できます。Teams内のビデオ会議機能で最大300人で24時間のWeb会議を開催できます。

さらにビデオ会議機能には参加者でファイルを共有・同時編集しながら会議を進められると言う特徴もあります。ビデオ会議機能はTeams内の機能であるため、会議中や会議中以外でもチャットなどで参加者とスムーズにやり取りを行えます。

類似サービスとして著名なものにzoomがありますが、zoomはビデオ会議機能のみを備えたツールのため、会議中以外で参加者とチャットのやり取りを行う際は別途チャットツールを使用する必要があります。
Teamsをもともと利用しており複数のツールを導入する必要のない企業や組織は、Teams内ですぐに利用可能なTeamsのWeb会議が便利だと言えそうです。

アプリ連携機能

TeamsはOfficeのアプリを連携させてTeams内で使用可能であることが最大の特徴であると言えるでしょう。具体的なアプリとしてメールやスケジュールを管理するOutlook、タスク管理をするPlannerが挙げられます。さらにOne noteでメモの共有をしたりPowerPointを簡単にチャット内で共有・共同編集を行うこともできます。

Teams内左側にあるサイドバーの「アプリを追加する」という項目からアプリを追加することができます。この機能から業務に必要なOfficeアプリを使用できるため、Office365を導入している場合、他の類似機能を備えたツールをさらに複数導入する必要がなく、Microsoft Teams内で業務の一元的な管理ができるようになります。

Office365のアプリ意外にも外部のツールを連携させることができます。例えば、弊社のツール「wellday」を導入すると、Teamsと連携させるだけでチャットからのデータを基に従業員のエンゲージメントやストレスレベルを客観的データで把握できるようになります。welldayの導入でエンゲージメントサーベイなどを取らずとも効率的に従業員や組織が抱えている課題を解決できます。製品についてご興味のある方は製品説明資料をダウンロードください。

このようにTeamsではOffice365に加えて外部ツールも連携させられるので、組織のニーズに合わせてアプリ連携をカスタマイズさせると良いでしょう。

Microsoft Teamsのおすすめ便利機能

Microsoft Teamsはビジネス用のチャットとしてメールやその他コミュニケーションツールの代替となる機能だけでなく、業務や意思疎通をさらに効率化するために活用できる機能も多々備えています。ビジネスチャットツール特有の便利な機能をご紹介します。

スタンプ機能

チャット内にはスタンプ機能があり、メッセージに簡単に反応をつけることが可能です。メールでは文字だけで行われて味気無くなりがちなやり取りがスタンプを活用することでよりカジュアルに意思疎通を図れます。さらに好きな画像をスタンプやGIF画像にする機能もあるため、コミュニケーションの活性化にも繋がります。組織の親密性を高めたい組織にとってスタンプ機能はとても有用なものであると言えます。

ステータス機能

さらにMicrosoft Teamsには「ステータス機能」といった機能があり、ユーザーの稼働状況を表示させることができます。
例えば「連絡可能」や「退席中」などの状況を表示して他のユーザーに知らせる、または他のユーザーの状況を知ることができます。ユーザーがTeamsを起動しておりカレンダーに予定がない場合「連絡可能」というステータスが表示され、パソコンがスリープモードの際は自動的に「退席中」というステータスに設定されます。さらにTeamsに数分間サインインしていない際は「オフラインで表示」というステータスになります。これら以外にも、「通話中」や「会議中」、カレンダーアプリOutlook内のInsightsというアドイン上で集中するための時間を確保する設定を行うことで「フォーカス中」といったステータスを表示させることができます。
この機能でオンラインでも他のユーザーの状況が把握できるため、ちょっとした質問をしたい時などに連絡を取るタイミングを計りやすくテレワークの推進に活用できます。

Wiki機能

さらに、チャネルのチャット内にはWikiというものが備わっています。Wikiとはチャネル内のチームメンバーが共同で編集を行える掲示板またはWebページのような機能です。
Wikiページでは複数人で情報を追加・更新することが可能のため、チーム内で共通する情報をすばやく共有ができることが特徴です。Wikiページを活用する方法として、業務に関するルールやマニュアルなどの簡単に参照できると便利な情報を留めておく使い方が挙げられます。
例えば忘れがちな業務フローやスケジュールなど複数回リマインドする必要が無いようにWikiページを設定すると良いでしょう。

Web会議での文字起こし機能

最近ではTeamsでリアルタイムでの会議の発言を文字起こしできる機能がリリースされました。文字起こし機能を利用するには事前にスケジュールされた会議である必要がありますが、議事録を作成する際に会議の発言を取りこぼしてしまうことを防止できる効果が期待できます。
ビデオ会議が開始した際にライブキャプションをONにして日本語設定にすることで文字起こしが開始されます。ビデオ会議後、参加者別の発言が書き起こされたテキストをTeams内に保存できます。この機能において特に便利な点は日付ごとの履歴確認が可能であることで、「いつ誰が何を発言したか」を議事録よりも正確に把握することができるようになります。
議事録を補助するような役割として活用してみてはいかがでしょうか。

個人利用開始

加えて新たにMicrosoft Teamsの個人利用が可能になりました。従来は、ビジネス用チャットツールとして提供されていたTeamsですが、利用できる機能はそのままに、個人用に使うツールとして家族や友人と利用できるようになったのです。Teams内で追加できるTodoリストの作成アプリやカレンダーアプリ、ビデオ会議機能をさらに個人的な目的に使用できるます。
Teamsのブラウザ内で個人用アカウントとビジネス用アカウントを切り替えられるため、一つのツールで仕事と生活におけるコミュニケーションを両立できるような設定になっています。

Microsoft Teamsのメリットと注意点

ここまででMicrosoft Teamsの機能をご紹介しました。便利な機能が豊富にあるTeamsですが、これらの機能を活用することで具体的にどんなメリットがもたらされるのでしょうか？また、導入することで発生するリスクや注意すべき点としてどんなものが考えられるのでしょうか？

Teamsを導入するメリット

Teamsはビジネス用チャットツールであるのでその特性を生かすことでテレワーク下でも活発なコミュニケーションや業務効率化を図れるという大きなメリットがあります。

テレワーク下でのコミュニケーションの活性化

メールなどでの文字だけで行われるやり取りと異なり、スタンプ機能を活用したりや特定のメンバーだけでのチャネルを作ったりすることで組織内で密にコミュニケーションが取れるようになります。
さらに、Web会議や知識の共有・タスクの共有などを通して対面出社と変わらない透明性で他従業員の状況を把握できるためテレワークがスムーズに行えるようになります。
テレワークの拡大によりコミュニケーション不足に課題がある組織にとってTeamsは社内コミュニケーションの促進に効果的な手段であるでしょう。

業務効率化

ユーザーは複数のアプリや書類をTeams内で一貫してまとめることができるため、他のツールを多用して情報が溢れかえり混乱する状態を防げます。また、スケジュールやタスク管理、会議の設定、資料の共有などの業務遂行に必要な作業をワンストップで行えるため、作業の効率化を図れます。

ユーザーフレンドリー

Teamsは複雑な仕組みが無く、元々備わっている機能を使うだけで十分効果を発揮するツールであるので、ICTツールに馴染みが無い組織でも簡単に導入を進められます。　
特にOffice365をもともと導入している組織はTeamsを無料で導入できるという点で、他のビジネスチャットツールと比較して優位性があると言えるでしょう。

Teamsの注意点

あらゆる機能を用途別に活用できるとメリットが大きいTeamsですが、使用に際して注意する必要のある点があります。

他ツールとの併用

注意点の1つとして、組織内で既に他のツールを複数利用している状態でTeamsを導入するとあまり活用されない可能性があるということが挙げられます。
Teamsは前述した通りOffice365の複数のアプリを連携させてワンストップでの業務が遂行できることが最大の強みです。Office365以外でスケジュールやタスク管理、ビデオ会議などのアプリを既に導入して使い慣れている場合であると、Teamsの導入によって利用可能なツールが増えてしまうためさらに組織に混乱をもたらす可能性があります。
Office365を導入しているけれどビジネス用チャットツールが未導入の組織はTeamsの利用がおすすめです。

運用ルールの設定

２つ目の注意点として、運用ルールを組織内で設定した方が良いという点があります。これは、チャット機能の運用ルールなどを決めずに利用すると情報が散乱してしまう可能性があるためです。
例えば、チャネルの作成においてのルールを決めなければ複数のチャネルが乱立してしまい責任や担当の所在が不明瞭になります。抱え切れないほど複数のチャネルに所属してしまうと、迅速で気軽なコミュニケーションが可能であるが故に、通知が溢れかえり重要な情報を見落としてしまうという事態も起こりかねません。
これを防ぐためにはチャネル内のWikiページを活用して、通知に関するルールを設定したり、チャネルが乱立しないように上司がチャネル開設の許可を与えるなどすると良いでしょう。

Microsoft Teamsをテレワーク下で活用している企業事例

ここまででTeamsのメリットと注意点について解説しました。ここからはテレワーク下においてTeamsを活用して導入メリットを引き出すことに成功している企業の事例を紹介します。

Teamsで速い意思決定が可能に

コスモ石油販売株式会社ではサービスステーション含め全社でTeamsの導入が、『はやく決めて、はやくやる』企業文化を拡大させる一因となっているようです。具体的にはサービスステーションと本社間でTeamsの機能を活用して情報伝達や資料作成、フィードバックなどのやり取りを行うことで意思疎通・情報伝達を加速させることができたそうです。

【参考】Microsoft お客様事例、コスモ石油販売株式会社

アプリを活用したWeb会議で効率的な会議が可能に

テレワーク環境の整備にTeamsを有効活用した企業事例にアフラックがあります。アフラックではTeams内のWeb会議機能に加えてアプリとして搭載されている「Microsoft Whiteboard」を活用して会議中の意見を取りまとめるようにしているそうです。さらに、会議中のファイルの共有や共同作業を可能にする機能がコミュニケーションの質と速度の向上に寄与したそうです。

【参考】Microsoft お客様事例、アフラック

テレワーク下でも従業員コンディションを把握する

テレワークの普及においてコミュニケーションに課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。対面で出社する機会が減ると、従業員が生産性高く適切なストレスレベルの状態で働けているのかということの把握が難しくなります。

• リモートワークで従業員の不調が増えた
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• サーベイを実施しても組織改善に効果が見られない

上記のお悩みがある方は、welldayの導入がおすすめです。

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Teamsと連携して従業員コンディションを測定するツール「wellday」

ここまででTeams内で有効活用できる便利な機能やメリット、企業の活用事例を見てきました。Teamsではさまざまなアプリを連携させることができますが、弊社のサービス「wellday」はTeamsに連携させることで従業員のエンゲージメントやストレスレベルを客観的に把握できるツールです。

welldayではTeamsから得られるデータをAIが解析して従業員の状態を把握できます。チャットツールによって客観的データの取得が可能であるため、従業員を把握するために必要であるとされているサーベイを取る必要がありません。これによって従業員サーベイの欠陥である「アンケート結果の不確実性」とサーベイ取得によってかかる負担を意味する「サーベイ疲れ」を解消できます。

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まとめ

今回の記事では

• Microsoft　Teamsの基本的な機能として①チャット機能、②チャネル機能、③ファイル管理機能、④ビデオ会議機能、⑤アプリ連携機能がある。
• 業務や意思疎通の効率化のために活用できる機能として、①スタンプ機能、②ステータス機能、③Wiki機能、④Web会議の文字起こし機能がある。
• 複数のプリと連携可能なTemasを導入することで、業務を一元化して遂行できるためコミュニケーションの活性化や業務の効率化が図れる。
• 注意点として他ツールと併用して混乱が起きないように組織にとって最適なツールを選定する必要がある。
• Teams運用に際して、チャネルが乱立して重要な情報を見落とさないようにするためにルールを設定するとよい。
• Teamsによってテレワーク下で速い意思決定が可能になった企業や、アプリの連携機能を利用して効率的なWeb会議を実現している企業活用例がある。
• テレワーク下でもTeamsと連携するだけで従業員のコンディションやストレスレベルが測れるツールとして「wellday」がある。

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