リモートワークの導入方法とは？導入時の注意点と上手く運用する方法を解説！

最終更新日　: 2023/03/09

リモートワークマネジメント

昨今の社会情勢の変化により、リモートワークを取り入れる企業は増えています。
ただ、リモートワークを導入するといっても綿密な準備と計画をもとに進めないと、失敗することにもなりかねません。

今回は、これからリモートワークを導入しようとする企業責任者に向けて、リモートワーク導入の目的や注意点、必要なツールなどをご紹介しますのでぜひ参考にしてください。

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本記事のサマリー

リモートワークは企業のコスト削減やブランディング向上に効果がある
リモートワークを導入するには目的の整理が大切
リモートワークに向いている職種と向かない職種がある点にも注意が必要
リモートワーク導入の6つのステップ
リモートワーク導入に使えるおすすめツール
リモートワーク導入には公的補助金も利用できる）

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企業がリモートワークを導入するメリット
リモートワークに向いている組織、向いていない組織
リモートワークの導入手順
リモートワークをサポートするためのツール
リモートワーク導入を支援する補助金
まとめ

企業がリモートワークを導入するメリット

リモートワークの運用手順を解説する前に、リモートワークを導入するメリットについて整理しておきたいと思います。

「社会情勢の変化でテレワークが当たり前だから」「なんとなく社員が希望するから」など、漠然とした理由でリモートワークを導入すると失敗する可能性もあります。

下記は、2021年11月に東京商工会議所が実施した「中小企業のテレワーク実施状況に関する調査」の結果を抜粋したものです。調査のなかに「テレワークの導入効果」に関する設問があり、「働き方改革の推進」や「コスト削減」など、いくつかの項目をあげている企業も多いことがわかります。

【中小企業のテレワーク実施状況に関する調査要領】
・調査期間：2021年11月１日（月）～11月15日（月）
・調査対象：東京23区の中小企業2,062社（回答数：605社(回答率29.3%)）
出典：東京商工会議所調べ「「中小企業のテレワーク実施状況に関する調査」

上記の内容を含め、実際にリモートワークを導入した場合の７つのメリットについて詳しく見ていきたいと思います。

<リモートワーク導入のメリット>
・コスト削減と業務効率化
・BCP対策（事業継続計画）の対応
・営業効率化（非対面営業へのシフト）
・企業イメージ向上による採用効果
・離職防止
・企業のDX推進
・働き方改革への効果

コスト削減と業務効率化

リモートワークの大きなメリットのひとつに「コスト削減と業務効率化」があげられます。

オフィスに出社する場合と比較すると、リモートワークでは下記の経費が削減できます。
・交通費（顧客訪問の移動費用、社員の通勤費など）
・出張費用
・印刷やコピーのコスト
・会議用スペースの賃料など

また、全社員のうちの一定数をリモートワークにすれば出社人数も制限できますので、オフィススペースの縮小も可能です。いまよりも狭いスペースのオフィスに引っ越すことで家賃が削減できたり、地方にオフィスを構えたりすれば、コストダウンにつながります。

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BCP対策（事業継続計画）の対応

2020年に社会情勢が急激に変化した頃、外出が規制されて事業が成り立たなくなった企業も多く見られました。
オフィスへの出社とリモートワークの両方で、フレキシブルに対応できるようにしておけば、BCP対策にもつながります。

たとえば、これまでコールセンターなど電話対応メインの業務は出社が基本でした。
しかし、最近では自宅にPBXやクラウドサービスを導入するケースも増え、出社しなくても電話対応ができるようになっています。

地震などの災害が起こると社員が出社できずに、事業継続が難しくなるかもしれません。
リモートワークを標準化しておくことで、災害やトラブルが起こっても円滑に業務を継続できます。

営業効率化（非対面営業へのシフト）

感染リスクが高まるにつれ、BtoBやBtoCを問わず、顧客側も「非対面での営業」を好む傾向が強くなっています。
法人営業においては、これまで「訪問対応」が主流でした。
しかし、最近は「オンラインでの打ち合わせ」を希望する顧客も増えつつあります。

リモートワークに対応できるWEB会議システムなどを導入しておけば、すぐにでもオンライン営業へのシフトも可能になるでしょう。
オンライン営業にシフトできるようになれば、移動の時間も短縮できるため、1日の商談件数を増やせますので、生産性アップも期待できます。

また、見積書や請求書についても「ペーパーレス」で対応できるシステムを導入しておけば、顧客の要望にもすぐに対応できます。

企業イメージ向上による採用効果

リモートワークの推進は企業のイメージアップにもつながり、企業イメージがあがると採用効果も期待できます。

下記の日本経済新聞で紹介された調査結果を見ると、地方に住む学生の77.5％は「首都圏企業でリモートワーク社員として働くことに関心がある」と回答しています。
リモートワークを推進しない企業は、新たな人材確保が難しい局面にきているのかもしれません。

<日本経済新聞記事より>
「地方学生、遠隔勤務「関心あり」8割　地元に残り就職模索>2022年12月10日
調査は、関東、中部、関西の三大都市圏と政令市のある都道府県を除く県の居住者を対象に、オンラインのアンケート形式で実施。男性243人、女性563人から回答を得た。

首都圏企業のリモートワーク正社員としての採用に関心があるとの回答は、「非常に」28.4%と「少し」49.1%を合わせて77.5%に上り、コロナ禍前の2018年調査から18ポイント増加。関心の理由は「現居住地に住み続けたい」が35.4%、「出身地に住みたい」が33.1%だった。出典：日本経済新聞

離職防止

リモートワークが定着化すると通勤がなくなり、社員のプライベートに費やせる時間も増えます。社員のプライベートが充実すると、離職防止にも役立ちます。

働き方改革が推奨されるなか、企業には「ワークライフバランスの推進」がより一層求められるようになりました。
リモートワークを推進することで、自己啓発に費やす時間が確保できれば、社員も成長できますし結果として企業の成長にもつながります。

厚生労働省の調査では、経済成長と労働参加が進まなかった場合、2040年の就業者数は「1,285万人減る※」と予想されています。（※2017年比）

社員の満足度をあげて離職率を低下させることは、企業の存続にも関わる重要なポイントといっても過言ではないでしょう。

参考：厚生労働省公式サイトより

企業のDX化推進

リモートワークの導入は、企業のDX化推進を加速することにもつながります。

営業の現場では、リモートワークの推進にともない、従来の訪問中心の営業から非対面を中心とした営業スタイルへ変革していく企業も増えています。

非対面営業を軌道にのせるには、SFAやCRMなどのDXツールの導入も必要です。リモートワークをきっかけに、DX化をさらに推進していくことが可能になるのです。

働き方改革への効果

さきほどの「離職防止」とも重複しますが、リモートワークの推進は働き方改革にも効果を発揮します。

働き方改革は、単に労働時間を短縮するだけではなく、多様な人材を活用することにもつながります。リモートワークを導入することで得られる、働き方改革に関する効果をいくつかあげてみました。

<リモートワーク導入による働き方改革の効果>
・育児と仕事の両立…自宅で勤務できることで、子育て世帯の社員が活躍できる
・兼業によるスキルアップ…プライベートの時間が増えることで、スキルアップにつながる兼業にもチャレンジできる
・健康促進…ストレスの多い満員電車での移動もなくなるため社員の健康に寄与できる

上記のほかにも、リモートワークの導入は「従来から当たり前にやっていたこと」を見直すきっかけにもなります。
たとえば、リモートワークを導入することで、大人数で実施される会議のやり方を見直す企業も増えてきました。リモートワークの導入によって、会議の時間短縮や人数制限がおこなわれるようになり、業務効率化にもつながっています。

リモートワークに向いている組織、向いていない組織

リモートワークにはたくさんのメリットがあります。
しかし、すべての業種がリモートワークに移行できるわけではありません。残念ながら、リモートワークを導入したくてもできない企業は多く存在します。

下記は、東京都産業労働局が実施した「テレワークに関する実態調査」の結果です。

調査結果を見ると、「テレワークが進んでいる企業と進んでいない企業」の業種がわかります。いくつか代表的な業種をピックアップしていますが、人とコミュニケーションを取る必要がある医療現場や、トラックなどを含め機械操作が必要な業種ではリモートワークの導入が難しいのも現状です。

<東京都産業労働局「テレワークに関する実態調査」テレワークの導入状況　業種別>

出典：東京都産業労働局「テレワークに関する実態調査」
<調査概要>
調査時期：令和3年10月31日（基準日）
対象：都内企業（従業員30人以上）
調査数：10,000社（無作為抽出）
回収率:22.0％（回答数2,204社）

リモートワークに向いているのは「対面でのコミュニケーションを必要としない組織」

リモートワークに適しているのは、対面でのコミュニケーションを必須としない職場です。たとえば、以下のような職種があてはまります。

・ひとりで業務を完結できる職種（エンジニアやデザイナーなど）
・業務内容を定量的に評価できる職種（データ入力やアポインターなど）
・自宅に設備を導入すれば対応できる職種（コールセンター業務など）

なお、自宅で業務をする場合はセキュリティ対策がとても重要になってきます。
個人情報を扱う職種では、移動中や自宅での情報管理が難しくなるため、安易にリモートワークに移行するのは危険かもしれません。

また、自宅のネットワーク環境が自社のセキュリティ基準に準拠しているかどうかも、確認しておく必要があるでしょう。
一方、自宅で業務をするとなると「パソコン作業のためのスペース」「暖房や冷房などに必要な電気代」など、自宅でリモートワークをするための環境整備も必要です。

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IT関連のエンジニア

対面でのコミュニケーションを必要としない職種としては、システムエンジニアやプログラマーがあります。

システムエンジニアのおもな業務は、クライアントの課題をヒアリングしたり、システム開発や設計をしていくことです。
システム開発にともなう打ち合わせで、対面でのコミュニケーションが必要になるケースもありますが、業務が軌道にのってくればリモートワークに切り替えても問題はないでしょう。

プログラマーは、システムエンジニアが設計した仕様書にもとづきプログラミングをおこなうのがメインの業務です。
プログラマーも、ひとりで完結できる業務が多く、仕事の成果も定量的に評価できますのでリモートワークに向いている職種といえます。

オンラインで業務を完結できる事務職

オンラインツールが整備されている企業では、事務職もリモートワークに向いている職種といえます。ただし、請求書や見積書発行の仕事を担当していて、いまだ紙の運用を続けている企業の場合、リモートワークへの移行は難しいかもしれません。

管理者の承認印を電子印ではなく朱肉の印鑑で対応している部署も、リモートワークの導入は難しいでしょう。

事務職がリモートワークをするためには、電子契約システムやクラウドツールなど、ペーパーレスで業務を遂行できるシステムの導入が必須となります。

非対面でも成果を出せる営業職

フィールドセールスではなく、非対面でのセールスが可能な職場ならリモートワークに向いているといえます。

最近は、訪問中心の営業スタイルからカスタマーサクセスなど、非対面営業にシフトする企業も増えています。リモート営業を軌道にのせるためには、外出先でも顧客情報の確認ができるSFAなど、リモート営業に必要なツールの整備も求められるでしょう。

クリエイティブな職種（WEBデザイナー）など

WEBデザイナーも、リモートワークに向いている職種といえます。

もともと、WEBデザイナーなど一人で業務を完結できる職種は、リモートワークで働く人が多い傾向にありました。
WEBデザイナーはパソコンの専用ツールで作業をするため、自宅にインターネット環境さえあれば、すぐにでもリモートワークに移行できるでしょう。

ただし、パソコン作業がメインとなるため、PC機材の設置スペースを確保したり電気代がかさんだりするため、費用面の支援をするなど福利厚生の面での配慮も必要になってきます。

コールセンターやカスタマーサクセス

近年は、一般受電やカスタマーサクセスなどの電話対応業務もリモートワークでこなせるようになっています。コールセンター業務を在宅でも対応できるようにしておくと、感染が拡大したときだけではなく、災害時も事業継続が可能になります。

ただし、自宅でコールセンター業務をおこなうには、安定したインターネット環境はもちろんPBXやヘッドセットマイクなどの専用ツールも必要です。

出社しておこなう業務とは違い、在宅の場合は休憩時間の管理も難しく、管理者側には労務管理の徹底力が求められます。

リモートワークに向いていないのは「対面での接客が必要な業務」

一方、リモートワークに向いていないのは、接客業や医療関係など、対面でのコミュニケーションを必要とする職種です。
また、機械操作がともなう工場勤務や、押印手続きなどの「紙の処理」が必要な事務職も、リモートワークには向いていません。

設備を使う必要のある業務（工場勤務など）

製品工場や研究職は、会社にある設備や研究機材を使わないと仕事が進まないため、基本的にはリモートワークには向いていません。
ただし、工場勤務の管理者なら1ヵ月のうち数日はリモートワークができるかもしれません。

スタッフ自身も、資料作成やe-ラーニングでの研修参加の日は在宅勤務にシフトできる日もあるでしょう。「うちの会社は出社しないと仕事が進まないから」と決めつけずに、業務を細分化してリモートワークでこなせる仕事がないか、あらためてチェックしてみることが大切です。

実店舗での接客が必要な仕事

店舗で顧客に商品を説明したり決済したりすることが必要な店舗業務も、リモートワークには不向きです。一般的な店舗以外でも、金融機関や病院などの窓口業務は出社が基本となるでしょう。

ただ、近年は「人がやる仕事」と決まっていたレジでの決済も、セルフレジで無人化できるようになっています。商品説明もWEBカメラを通じてリモートで対応できる無人店舗が開発されるなど、リモートワークに対応できる業務も少しずつ増えてきています

ペーパーレスに対応できない経理など

「紙の請求書や見積書を使っている」「上司に承認印をもらう必要がある」など、紙を使う文化が続いている企業も、リモートワークに移行するのは難しいでしょう。

業種によっては電子契約やペーパーレスでの請求書発行などにシフトできるかもしれませんが、相手先の顧客から「紙で発行して欲しい」と依頼されてしまうと出社を余儀なくされます。

リモートワークの導入手順

つぎに、リモートワークを導入する手順について見ていきましょう。

リモートワークを導入するといっても、導入目的を明確化しないと失敗に終わる可能性があります。また、管理者がリモートワークをする業務と出社しておこなう業務を整理し、納得感のある人事評価制度を策定しないと従業員の士気も下がります。

リモートワークを導入する場合は、以下のステップを踏むようにしましょう。

①リモートワークの導入目的を整理する
②リモートワーク可能な部署や職種を決める
③リモート業務とオフィスでの業務内容を整理する
④社内制度やルールがリモートワークに対応しているかチェックする
⑤ツールの導入
⑥定期的なヒアリングと業務改善

①リモートワークを導入する目的を整理する

リモートワークを導入する際は、自社組織において「なぜリモートワークが必要なのか？」、目的を整理するようにしましょう。

たとえば、下記のような目的が考えられます。

<リモートワーク導入の目的>
・コスト削減
・働き方改革への対応
・DX化推進
・企業のブランディング向上
・BCP対策

目的を明確化できていないと、リモートワークを導入しても効果検証ができません。
また、従業員も目的がわからないまま在宅勤務を指示されると、戸惑うばかりかコミュニケーションが取れずモチベーション維持も難しくなるでしょう。

まずは、経営層と現場責任者を含めて現状の課題などを整理し、リモートワーク導入の目的やメリットデメリットを整理することからはじめてみてください。

②リモートワーク可能な部署や担当者を決める

リモートワークの目的が整理できたら、つぎは在宅勤務が可能な部署や担当者を決めていきましょう。

ほとんどの企業の場合「100％在宅勤務」といったことは難しいかもしれません。
ある程度の不平等が発生するかもしれませんが、「リモートワーク中心のスタッフ」と「オフィス勤務中心のスタッフ」を整理し、業務整理をした意図などを説明しておくと納得感も得られます。

たとえば、下記のような整理ができます。

・育児などで時短勤務をしているスタッフに、リモートワーク中心の業務を割り当てる
・親の介護など、在宅勤務をさせたほうが良い社員にヒアリングする
・部署やチームごとで業務を再整理し、リモートワーク中心の部署を決める

全員を在宅勤務にしない場合、「なぜ自分だけ出社しないといけないのか？」など、社員間で不平不満が出る可能性もあります。
どの企業でも100％公平を保つのは難しいため、全体説明や個別面談を通じて、リモートワークの意義や方向性を丹念に説明していくことが求められます。

③リモート業務とオフィスでの業務内容を整理する

リモートワークを導入したとしても、「一切出社しない」など極端なルールを作ってしまうと、業務に支障をきたしてしまいます。

そのため、リモートワークを導入する際は「リモートワークの日と出社日を、明確に整理しておくことが大切です。
1週間の稼働を5日と仮定した場合、在宅勤務を基本としながらもデイリーの予定に沿って出社日を固定する方法もあります。

④社内制度やルールがリモートワークに対応しているかチェックする

社内のルールを決めずに無計画にリモートワークを導入してしまうと、業務進行に支障がでるばかりではなく、従業員の士気も下がります。
とくに、労務管理と人事制度評価に関するルールは明確にしておく必要があるでしょう。

リモートワークに慣れていない管理者のなかには、「在宅勤務をさせるとサボる」「なにをしているかわからない」など、あまり良い評価をしない管理者もいます。

リモートワークを指示した社員には、出社中心の社員よりも細かな目標を設定し、リモートであっても個人面談を頻繁におこなうなど仕事の成果を正当に評価できる仕組みが大切です。

<リモートワーク導入に必要なルールの例>
・人事評価制度
・給与制度
・福利厚生（電気代の補助など）
・勤怠ルール
・セキュリティルール、個人情報の管理ルール
・パソコンなどの機器使用ルール

⑤ツールの導入

前段までの準備が整ったら、いよいよリモートワークに必要なツールを導入していきます。

在宅勤務で最低限必要なツールの例をあげていますので、参考にしてください。

<リモートワークに最低限必要なツールの例>
・インターネット環境（できれば1G以上の速度環境が理想）
・持ち出し可能なPC（セキュリティ対策が施されたもの）
・ZOOMやMicrosoftTEAMSなどのWEB会議ツール
・chatworkやSlackなどのコミュニケーションツール

上記のほか、業務内容によっては在宅営業に利用するための営業支援システムや、顧客管理ツールの導入も必要になるかもしれません。
もし、「どのツールを導入すればいいのかわからない」状態なら、専門のコンサルティング会社に相談するのがおすすめです。

⑥定期的なヒアリングと業務改善

ここまでのステップを踏んでリモートワークの導入が済んだら、定期的にPDCAをまわしていくことも大切なポイントです。

実際にリモートワークをしているスタッフと面談をおこない、業務でやりづらい点がないのか、モチベーションは維持できているかなど、きめ細やかなフォローも必要になってくるでしょう。

前段でお伝えしたように、リモートワークでは「納得感のある評価」が重要です。
仕事の成果はもちろん、自社で設定したコスト削減に対してどれだけ貢献できているか、定量的に示してあげるとスタッフの士気もアップします。

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リモートワークをサポートするためのツール

ここで、リモートワークの導入に必要なツールについて、具体的にご紹介していきたいと思います。

さきほど触れた東京都産業局実施の「テレワークに関する実態調査」でも、リモートワークの導入や定着に必要なツールに関して下記のような回答がよせられています。

リモートワークの大きなポイントは「非対面でのコミュニケーション」と「紙文化からの脱却」です。

そのため、社内決済を簡素化するためのツールやチャットツールなどの導入は不可欠です。

<リモートワークに必要なツールの例>
・リモート会議で必要な「Zoomミーティング」
・リモートでもコミュニケーションが取れる「チャットワーク」
・勤怠管理システム

リモート会議で必要な「Zoomミーティング」

いまや「リモートワークの定番ツール」ともいえるZOOMは、必須で導入したほうがよいツールのひとつです。

これまで対面での会議が必要と思われていた現場でも、ZOOMなら対面会議と変わらないコミュニケーションがとれます。
ZOOMなら少人数から300名までの会議も対応可能ですし、画面背景の素材も工夫されているため在宅勤務スタッフのプライバシーも守られるでしょう。
会議だけではなくチーム単位でのチャットも可能なため、リモートで課題になりがちな「コミュニケーションが取れない」といった問題にも対処できます。

参考：ZOOM公式サイト

リモートでもコミュニケーションが取れる「チャットワーク」

オフィスでの勤務なら、雑談をしたり隣にいるスタッフ同士でコミュニケーションをとったりしながら業務ができます。
一方、リモートワークの場合は「気軽に声をかける」といったことができないため、在宅スタッフはどうしても孤独になりがちです。

スタッフ同士の円滑なコミュニケーションを図るためには「チャットツール」の導入をおすすめします。
チャットツールがあれば、「わざわざ電話するほどでもないけど聞いてみたい」「ちょっとした雑談がしたい」などにも伝えるため、スタッフ同士の円滑なコミュニケーションに役立ちます。

参考：チャットワーク公式サイト

在宅勤務スタッフの管理ができるジョブカン勤怠管理

リモートワークを導入する場合は、在宅勤務のスタッフ管理にも対応できる勤怠管理ツールがおすすめです。

たとえば、下記でご紹介している「ジョブカン勤怠管理」なら、リモートワークにも対応できる機能が備わっています。

<ジョブカン勤怠管理の機能※一部抜粋>
・多彩な打刻ができる（PC上の出勤退勤時刻の打刻だけではなく、LINE打刻やSlack打刻にも対応）
・働き方改革法に対応（年間5日以上の有給取得など法令遵守に必要な勤怠管理が可能）
・出勤管理（リアルタイムでスタッフごとの勤務状況を把握できる）
・スマートフォン操作（外出先や在宅でもパソコンを使わずに、スマートフォンで勤怠報告ができる）
・工数管理（スタッフのプロジェクトやタスクの進捗状況が管理できる）

<ジョブカン勤怠管理の料金>