部下に退職の相談をされたら?具体的な対応を紹介!

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突然部下から退職の相談をされたとき、どうすればよいのでしょうか。上司の立場であればいれば必ず訪れるシチュエーションです。部下が離職するときに上司がどのような対応をするかによって部下の会社に対する最終的なイメージは大きく変わってきます。この記事ではそんな時、どのようなポイントに気を付ければ良いのかご紹介します。

サマリー

  • 年々転職のハードルは下がっており、退職すること身近なことになりつつある。
  • 円満退社を目指すことで「今後の関係を良好に保てる」「アラムナイとして関係を築ける」等のメリットがある。
  • 部下から退職の相談をされたときにはまず話を聞き、意志の強さ問題の所在ビジョンの明確さを確認する必要がある。
  • 部下の退職の意志が固いと判断した場合「スケジュールを決める」→「後任の人を探す」→「引継ぎ資料の作成依頼」→「必要なものの受け渡し」という手順で退職の手続きを行う。
  • 上司は部下の退職期間に「後任の人と仕事をさせる」「きれいな退職をしてもらうようお願いする」「挨拶回りにいってもらう」といったフォローをする必要がある。
  • 部下が退職した原因が社内の環境にある場合同じ理由で退職する人をなくすためにも社内環境を改善する必要がある
  • 無断欠勤する連絡のつかない部下を退職させる場合には連絡を取ったという記録を残し、内容証明・配達証明等の郵便サービスを活用するとよい。
  • 急に退職の相談をされる前に手を打つためのツールとして「wellday」がある。

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退職は普通のこと

この記事を読んでいる方の中にも退職や転職経験者の方がいるのではないでしょうか。しかし、退職は今や人生で一度あるかないかの一大イベントではありません。ここで退職割合について詳しく見てみましょう。

退職のハードルは下がっている

年齢階級別転職比率 (総務省労働力調査より)

総務省の資料から年齢階級別転職者比率を見てみると若年層は特に転職する割合が高く全体的に見ても転職者の割合は年々緩やかに上昇していることが分かります。実はアメリカやイギリスでは転職による退職は当たり前のことで、一生の間に11の職場を渡り歩くなんてこともざらです。能力が高ければすぐに他の会社から声がかかることから、個人の能力を重視しているといえるでしょう。グローバル化が進み、その傾向は日本にも波及してきているといえます。

退職への心のハードルを下げよう

今までは一つの会社に入社して定年を迎える終身雇用が一般的でしたが、転職を前提にキャリアプランを構築している社員も少なくありません。転職のハードルが下がりあらゆる転職サービスが台頭する現代、社員だけでなく管理者側の転職への心のハードルを下げる必要があります。いつ誰が退職しようとしても慌てないように退職の相談を持ちかけられた時のフローを明確にし、トラブルが起こらないような対応を心がけるべきでしょう。

円満退社を目指そう

急に退職の相談を部下から受けた際、裏切られたような気持ちになるかもしれません。しかし、だからといって退職を相談された部下に厳しく当たるべきではありません。何故なら以下の2つの理由があるからです。

今後も関係性が続く可能性がある

もし専門性の強い職業であれば業界内でまた繋がる可能性が高いでしょう。部下が会社に悪い印象を持って転職した場合、部下が転職した会社と自社との関係にも悪い影響を与える可能性があります。最後まで部下との関係を円満に維持し、いい印象を持って退職してもらうことで将来の他の会社との関係性も良好に保つことができるでしょう。部下の転職先が顧客だけでなくアンバサダー、セールスパートナー、業務委託先となる可能性もあります。また、転職者から社外の有力な情報を取得することもあるでしょう。

アラムナイとして関係を築くことでメリットがある

アラムナイ(alumni)とは卒業生や同窓生という意味の英語です。人事領域では転じて「企業を離職・退職した人の集まり」を指します。アラムナイと関係性を保っておくことによって「出戻り制度」「再雇用制度」「ジョブリターン制度」などを活用することができます。会社を離職する理由はなにも会社のことを嫌いになったからだけではありません。たまたま自分の資格や個性を生かせる仕事が無かったり、タイミングが合わなかったりなどの理由で離職するのであれば時間が問題を解決してくれる可能性が高いでしょう。良いタイミングで再雇用を持ちかけることで、会社のことを理解したパワーアップした人材を採用することができます。

このような理由から退職するからといって関係のない人間として突き放すのではなく、今後も良好な関係を続けていけるような態度をとるべきです。では部下から退職を相談された際にはどのような対応をすれば良いのでしょうか?

部下から退職の相談された時の上司の対応

部下から退職の相談をされた時に、上司はどのような対応をとればよいのでしょうか。退職を相談されたときは「話を聞く」→「手続きをする」→「後任の人を探す」→「引継ぎ資料の作成依頼をする」というフローで対応します。それぞれの動きについて気を付けるポイントを確認していきましょう。

まずは話を聞く

まずは相談された部下から話を聞くことが大切です。何故ならどれほど離職の意志が強いかが分からないからです。実は9割の人が会社を辞めたいと思ったことがあるという結果が出たアンケート調査もあり、上司に相談する全ての人が会社を辞めるわけではないということが分かります。では退職したい部下と話すときにはどのようなことに気を付ければよいのでしょうか?

話を聞く際に気を付けるポイント

退職したい部下と話をする際に一番気を付けたいのは「部下のことを一番に考えること」です。主語を部下に固定することによって部下は真剣に自分のことを考えてくれていると感じやすいでしょう。そのためには以下のことに注意するべきです。

冷静に、親身になって話を聞く

退職を考える部下の相談に乗るときに感情的になることはご法度です。部下は上司の感情を押し付けられているように感じ、会社や上司への嫌悪感を強めてしまうからです。頭ごなしに叱るのは言語道断だといえるでしょう。「困る。辞めないでほしい。」等の会社の都合を押し付けるような発言も部下にとってはマイナスです。その会社から心が離れているのに、会社の都合を慮る部下はいないだろうと考えられるからです。部下の立場に立って寄り添うことで部下が退職を考え直す可能性が高まります。

部下の話を否定しない

退職が現実的な選択肢に含まれている社員にとって否定は退職への意志を強める燃料にしかなりません。「これで辞めたら他の会社でもやっていけない」等のネガティブなメッセージを発言することも控えましょう。これでは退職の意志を強めるだけでなく、退職後の会社への好感度にもヒビを入れることになってしまいます。

話を遮らない

退職の相談をする部下の中には話を聞いてもらって満足する社員もいます。もし話を遮ってしまえば、相談をしたときにはそこまで強くなかった退職の意向を強める結果になってしまう可能性があるのです。とにかくまずは部下の話を真摯に受け止める態度を心がけるべきでしょう。

報告するべきか慎重に判断する

退職の相談をされたとき、1人では抱えきれずさらに上の立場の社員に相談したくなる気持ちがあるでしょう。しかし、本人の許可なく他の人に話した場合部下はプライバシーが守られていないと感じ警戒心を強めてしまいます。 また、もしも辞めないということになった際に部下が気まずい思いをしてしまいます。

まずは

  • 退職を考え始めた時期
  • 退職のきっかけ
  • 今後の予定

等をヒアリングし退職意志の固さがどの程度なのかを見極めましょう。退職意志が強く、本人が許可を出した場合に限り人事部やさらに上の立場の人間に話しましょう。

引き止めるためのポイント

とはいえ、せっかく採用しここまで一緒に勤めてきた社員を手放すのは惜しいでしょう。引き止められるのであれば出来る限り引き止めたいはずです。退職したい部下を引き止めるときにはこれらのようなポイントに気を付ければ成功率が高くなるでしょう。

本心で部下の仕事の役割を振り返る

退職を考えている社員は自分の仕事の役割を見失っていることがしばしばあります。部下の現在の仕事は社会のために、会社のために、部下自身のためにどのように役に立っているかを説くことによって部下の仕事の役割を振り返りましょう。この時、本心で語ることが重要になります。何故なら「退職させないために仕向けられている」と少しでも感じれば部下は上司の言葉を誠実なものとして受け止められなくなるからです。あまりに一般化された褒め言葉も皮肉に感じるので控えましょう。

問題の所在を判断する

退職を相談してきた部下の退職理由が本人側にあるのかはたまた会社側にあるのかによって対応の仕方は変わってきます。もしも退職理由が

  • 育児や介護のため
  • 自身のキャリアアップのため
  • 療養のため

といった本人の問題であるときは引き止めるのは難しいでしょう。しかし、退職理由が

  • 人間関係が悪かったから
  • 給与・収入が低かったから
  • 自分の資格や個性が生かせなかったから

といった会社側の問題だった際には適切な対処をすることで離職を防げる可能性があります。「譲歩」ではなく部下のために「対処」する姿を見せることによってもし社員を会社に留められなかったとしても会社に好印象をもって退職してもらえるでしょう。

ビジョンの明確さを確認する

退職を考えている部下はその会社での将来について不安に思っていることが多いといえるでしょう。退職相談を持ちかけられたら部下の将来のビジョンや本当にやりたいことを確認してそれがこの会社でもできないか部下と一緒に検討しましょう。本当に部下のやりたいことが今の会社で出来ないのかを確認することで部下が今の会社での可能性に気づくだけでなく、上司も部下の生かし方に気づけるというメリットもあります。本人の希望するキャリアを自社で応援することで離職を防ぐことができるかもしれません。

このように上司は退職したい部下の話に真剣に耳を傾け部下の抱える問題の本質を部下と共に解決する姿勢を見せることによって部下を会社に引き止められる可能性が高まるでしょう。
間違っても退職願を受け取らない等の部下の退職を拒否する行為はしてはいけません。退職は社員の権利であると民法で定められており、このような行為は違法行為にあたるからです。

退職の手続きで上司がするべきこと

部下が強い意志で退職を希望しており、引き止められそうにない場合は退職のための手続きを始めましょう。手続きの手順は「スケジュールを決める」→「後任の募集」→「引継ぎ資料の作成依頼」→「必要なものの受け渡し」となります。それぞれの流れについて説明していきましょう。

スケジュールを決める

まずはスケジュールを部下と相談して決めましょう。一般的には退職の意向は退職2~3か月前に伝えられることが多いようです。転職する側は煩雑な手続きをする必要があります。転職日を細かく決めておくことによって見通しがたち、トラブルを未然に防ぐことができるでしょう。

後任の人を探す

人が組織から抜ける際にはその人がやっていた業務を残りの人間に割り振る必要があります。もしも全員が各々の仕事で手いっぱいの場合は新しく人を雇うことも考えるべきでしょう。

後任がいないからといって引き止めることはできない

後任がいないからといって退職を引き止めることはできません。引継ぎは法的には義務ではないからです。また、引継ぎをしないことに損害賠償を請求することはその行為が客観的に見て会社に明らかな損害を与えるような悪質な行為でない限りはほぼあり得ません。退職させないために引継ぎをさせない等の行為を行った場合引継ぎなしで社員が退社しても手を打てず、墓穴を掘ってしまう可能性があります。

人材アセスメントを活用する

後任を探す際にはその業務に適した能力のある人を見つけなければなりません。このような時に有効なのが人材アセスメントです。人材アセスメントとは「客観的視点で人材の能力を評価し、見える化するためのツール」を指します。人材アセスメントを導入することによってだれが何の能力に長けているのかが明確になり、後任を探す時だけでなく普段の人材育成や人材開発にも役立ちます。

引継ぎ資料の作成依頼

部下の退職の1か月前には引継ぎ資料の作成を依頼しましょう。まだ後任の人が決まっていない場合は特に詳細な資料が必要です。では引継ぎ資料にはどのような内容を盛り込めばよいのでしょうか?

引継ぎ資料の内容

引継ぎ資料は以下の内容を盛り込んでもらうとよいでしょう。

  • 担当業務の目的
  • 業務内容
  • 仕事の流れ
  • 社内外の関係者の連絡先
  • ノウハウやトラブルの実例
  • 資料の保管場所
  • 決裁や依頼項目別の問い合わせ先

引継ぎ資料にはその人独自の仕事のノウハウや実践的なアドバイスを含めてもらいましょう。引継ぎ資料作成によって仕事量が過多になりそうであれば人員を足してあげるなどのフォローをしましょう。

必要なものの受け渡し

退職する前には社員がその会社の社員であることを証明する全てのものを返却してもらいましょう。また、社員から退職の手続きに必要な書類の請求がありますので受け渡しでのトラブルが無いよう事前に準備しておきましょう。
回収するものと授受するものの例にはこのようなものがあります。

【回収するもの】

  • 会社支給の備品など
  • 健康保険被保険者証
  • 会社支給の備品
  • 社員証、社章、名刺
  • 制服、作業着
  • 業務資料、マニュアル

【渡すもの】

  • 雇用保険被保険者証
  • 年金手帳
  • 源泉徴収票
  • 離職票

退職届について

ほとんどの会社は退職するときに退職届を提出させることが就業規則によって定められています。しかし、退職届を出さなくては退職できないということはありません。民法では本人からの退職の申し出と、申し出に対する会社の承諾があれば合意による退職が成立すると定められています。また、会社都合の退職の場合退職届を提出する必要はありません。会社都合の退職とは

  • 事業所の移転により、通勤が困難になった
  • 労働条件が契約内容と異なる
  • 給与支払いの遅延・滞納・未払い

等です。会社都合の退職にもかかわらず退職届を提出させると自己都合の退職ととられ、退職する社員の受け取れる失業給付金の額が減少してしまいます。このことから退職届の提出を部下に要求した際には手続き上の理由で必要な場合であっても会社都合退職の通知書を求められることがあります。

源泉徴収や離職票の交付を拒否しない

退職者が離職票を会社に請求した場合、雇用保険法により会社には交付する義務が課されています。交付を拒んだ場合は6か月以下の懲役または30万円以下の罰金刑が課せられます。源泉徴収の交付を拒んだ場合には税務署から税務指導が入る場合があります。いくら退職して欲しくない場合であっても退職は社員の当然の権利です。源泉徴収や離職票を人質にとって退職を拒むことはやめましょう。

部下の退職が決定した場合、以上のような手続きを踏んでトラブルのない円満退社を目指しましょう。

部下の退職期間にするべきフォロー

退職の意向を伝えられてから退職する日までには長くて3か月程の期間があります。この期間にどの様な対応をするかによって部下の会社への印象は大きく左右されることでしょう。では、この期間にはどの様なことを心がければよいのでしょうか?この章では退職期間に行う退職する部下へのフォローを紹介します。

部下の退職を応援しよう

言わずもがなですが、退職が決定したとたんに上司の態度が冷たくなると部下はショックを受けるでしょう。出社最終日まで自分の部下であるという認識で部下の門出を応援してあげましょう。

後任の人と仕事をしてもらう

部下が退職するまでの期間に業務の引き継ぎを行いましょう。マニュアルを作成してもらうだけでなく、実際に後任を担当する人と一緒に仕事をしてもらうと良いでしょう。仕事のコツをその場で習得できるので仕事へのイメージが掴みやすいからです。直前の章で「上司は退職する部下へ引継ぎ資料の作成依頼をする」とありましたが、そのマニュアルを一番初めに使うのは後任の人でしょう。退職する部下が後任の人と仕事をする期間を与えられることで引継ぎ資料を作る際に特に詳しく書く部分などの参考にすることができます。

きれいな退職をしてもらうようお願いする

退職してからも顧客、アンバサダー、セールスパートナーとなる可能性がある部下と良好な関係性を保つためには部下にもその認識を持ってもらう必要性があります。退職する人を他人扱いしないだけでなく、退職する本人にも退職するときのモラルは守ってもらいましょう。例えば、会社や社員の悪口を言うのを控えてもらう、退職日までモチベーション高く仕事をしてもらう、等です。退職する社員の態度が残された社員の業務に支障をきたさないよう気を配りましょう。

挨拶回りに行ってもらう

退職1週間~2週間前になったら退職する部下には挨拶回りに行ってもらいましょう。営業等の会社の顔となる業務の場合は特にです。挨拶回りができない場合メール等で挨拶を送りましょう。また、社員がもらった名刺は会社に帰属します。部下が退社する際には名刺の回収も怠らないようにしましょう。退職する際には後任の人に名刺と重要な連絡先を渡してもらい、挨拶回りにできれば後任の人も同行させましょう。メールで挨拶をする際には後任の人の情報を載せてもらいましょう。

これらのポイントに気をつけて退職期間の部下のフォローをしましょう。

社内環境の改善

もしも退職が会社の問題が原因だった場合社内環境を改善し、同じ理由での退職を防止する必要があります。部下の退職前には問題の本質を一緒に探り、今後の離職率を上げないように対策をしましょう。

無断欠勤する連絡のつかない部下を退職させる場合

従業員の退職の際は2ヶ月前には退職願を受け取るのが一般的ですが、中には突然音信不通になって出社してこなくなる社員もいます。このような時上司としてどのような対応を取ればいいのでしょうか。この章では連絡が取れないまま無断欠勤を続ける社員の退職のさせ方をご紹介します。

勝手に退職させない

部下が無断欠勤したからといって、会社から一方的に社員を解雇することはできません。勝手に解雇させると不当解雇で訴えられてしまう可能性があります。就業規則や雇用契約書の規定を満たした場合懲戒解雇や自然退職という形を取りますが、その為には連絡を取り続け、音信不通であるということを確認できるようにしなければなりません。無断欠勤者にはいろいろな方法で連絡を取り、このままでは解雇になることを伝えましょう。連絡が取れれば自主退職をしてもらえたり、万が一犯罪に巻き込まれていた場合早期発見にもつながります。 連絡手段の例としては

  • 本人に連絡を取り続ける。
  • 身元保証人に連絡を取る。
  • 出勤を促す内容の郵便を送る。
  • 自宅を訪ねる。

等が挙げられます。「いつ・誰が・どうやって」連絡をしたか記録に残しておくことによってもし不当解雇で訴えられた時に証拠として提出できるようにしましょう。

それでも連絡がつかない場合

それでも連絡がつかない場合には就業規則や雇用契約書を確認し、規則にのっとって退職の手続きをしましょう。
懲戒解雇の場合解雇通知が社員本人に到達しなければ効力を発揮しません。ですから社員と連絡を取れなければ解雇が成立しません。その場合は内容証明・配達証明郵便を活用するとよいでしょう。内容証明郵便とはいつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって郵便局が証明する制度で、配達証明郵便とは郵便物や荷物について、配達したという事実を証明するサービスです。もしも紛争になった際に有力な証拠として役に立ちます。

退職する前に対策を打つ「wellday」

このように、部下の退職には手続きや引継ぎなどのコストがかかります。部下の退職の意向が弱いうちに部下の抱える社内の問題に気づき、対応することで部下の退職を防ぐことができます。「wellday」はエンゲージメントとストレス値から社員のメンタルヘルスをチェックし退職兆候を見抜くことができるツールです。

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まとめ

今回の記事では部下から退職の相談をされた時どのように対処するべきなのかについてまとめました。退職は社員の当然の権利であり、退職のフォローを万全にすることで会社と退職する社員双方にメリットがあるということが分かりました。
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