コミュニケーションツールとは?ビジネス用コミュニケーションツールの種類と機能別のおすすめを紹介

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従来、コミュニケーションの手段としてはメールや電話が主流でしたが、テレワークの普及において、従業員とのコミュニケーションの効率化が求められるようになりました。   現在、情報伝達や意思疎通をより効率化するツールが多数存在するものの、それぞれにどのような機能が備わっていて、期待される効果のイメージがつきにくいという方も多いと思います。   そこで、本記事ではコミュニケーションツールの代表的な種類や、機能別のおすすめツールを紹介します。   コミュニケーションツール導入時の参考になれば幸いです。

本記事のサマリー

  • コミュニケーションツールとは情報伝達や意思疎通の効率化のために使用されるオンラインツールのことを指す。
  • コミュニケーションツールを導入するメリットには、社内雰囲気の活性化・テレワークにおける効率改善・業務効率の向上・テレワーク下での従業員のコンディションの把握がある。
  • 最も有名なビジネスチャットツールとしてSlackとMicrosoft Teamsが挙げられ、それぞれの特徴を比較した上でより重視する機能を備えたツールを導入する。
  • 他のコミュニケーションツールとして、オンライン会議に活用できるものや社内の情報を全体共有できるも、そして全体的なタスク管理が行えるものがある。
  • コミュニケーションツールの導入によって従業員が最大限の能力を発揮して業務に携わるための環境づくりが可能である
  • 弊社のサービス「wellday」では、コミュニケーションツールを活用した従業員コンディションの把握が可能である。

コミュニケーションツールとは

コロナ禍でテレワークの推進が行われ、オンラインでコミュニケーションを取ることの重要性が年々高まっています。プレスリリース・ニュースリリース配信サイトのPRTIMESによると、リモート勤務において社内コミュニケーションに不安があるという方は会社全体の63.5%にも上ります。
そんなコミュニケーションにおける不安を取り除くためにオンラインコミュニケーションツールの導入を検討している企業も多くあるのではないでしょうか。しかし、同時に類似サービスが多くあり、導入前の比較に苦戦することもあります。
本記事ではビジネスで使用できるコミュニケーションツールの定義と種類、機能別のおすすめコミュニケーションツールをご紹介します。

コミュニケーションツールの定義

一般的に、コミュニケーションツールとは、情報伝達や意思疎通の効率化のために使用されるオンラインツールのことを指します。以前までは電話やメール、ファックスなどが情報伝達手段として主流でしたが、テレワークの推進が進むにつれてオンライン上のスムーズなコミュニケーションが可能なツールの導入が普及しています。

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コミュニケーションツールというと、メールや電話の代替となるようなチャットツールを想像される方も多いかと思われますが、実はチャットツールだけでなく、業務効率化のためのあらゆるサービスが提供されています。
後の項目にて、ビジネスチャットツールに加えて、別の機能も備えたリモートワークでの業務効率化に貢献できるコミュニケーションツールをご紹介します。

コミュニケーションツールを導入するメリット

オンライン出社により普及したコミュニケーションツールですが、そもそも導入することでどんなメリットがあるのでしょうか?ここでは4つのメリットを一つずつ紹介します。

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  • 社内雰囲気の活性化

メールや電話など、従来のコミュニケーション手段では業務連絡を目的とした意思疎通が主流でしたが、コミュニケーションツールを導入することで従業員間でより迅速でカジュアルな意思疎通が可能になります。
結果、従業員間の繋がりが密接になり、チームワークとエンゲージメントの向上につながリます。

  • テレワークにおける効率改善

コミュニケーションツールにはビジネス用チャットだけでなく、テレワークの業務に活用できるツールが多く普及しています。オンライン出社においてそのようなツールを揃えることで対面での業務と遜色なく、もしくはより効率的に業務を遂行することが可能になります。

例えば、オンライン出社においてオンライン会議を開催する機会が増えた現在、チームで適切なツールを活用することでスムーズな会議の開催が可能になります。会議をオンラインで開催するためのツールだけでなく、参加者のアイディアをまとめたりブレインストーミングの際に活用できるツールを後の項目でご紹介します。

  • 業務効率の向上
    前項でもご紹介した通り、コミュニケーションツールを活用することで、無駄なリソースを削減して業務効率化を図ることができます。
    具体的には、より密なコミュニケーションが可能になり、やり取りが履歴として残るようになります。結果として、ミスコミュニケーションの防止の効果が期待できるのです。

  • テレワーク下での従業員のコンディションの把握
    従来、人事やマネージャーが対面でのコミュニケーションによって従業員の状態を把握することは容易でしたが、テレワーク下においては直接のコミュニケーションが取れず従業員のコンディションを把握することが難しくなりました。コミュニケーションツールを導入することで、対面で会わずとも、よりフランクで綿密なコミュニケーションを取ることができるため、従業員の状況が容易に把握可能になります。
    弊社「wellday」では、従業員のストレス状況とエンゲージメントをビジネスチャットツールのチャット内容から客観的に分析することで、従業員の状態をサーベイなしで高い精度で把握・管理することができます。詳しくは後ほどの項目で解説しております。
    他にも、従業員の作業状況が把握できるタスク管理のツールなどを活用して、従業員の貢献度を可視化することもできます。
    これらのツールを使って従業員のコンディションを把握することで従業員エンゲージメントを高く保つ環境づくりが可能になります。

「エンゲージメント」についてはこちらの記事で詳しく解説しております。

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コミュニケーションツールを導入するメリットとしては以上に挙げられるように、コミュニケーションの円滑化によって活気のある透明性の高い職場環境を醸成すること、そしてテレワークにおいての業務を効率的に行えることにあると言えます。

二大ビジネスチャットツール

以上の項目では、コミュニケーションツールの導入におけるメリットについて見ていきました。情報伝達や意思疎通、情報共有のために活用されているコミュニケーションツールですが、まずは基本的なビジネス用のチャットツールにおいて有名な2大ツールをご紹介します。

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Slack

ビジネスチャットツールとして広く普及しているツールの1つがSlackです。Slackは2019年1月時点で全世界で1000万人の利用者がいる、アメリカ発のSaaS型コミュニケーションツールです。
Slack の特徴は「外部ツールとの連携がしやすく、基本的なコミュニケーションに強い」ことにあります。
ここからはSlack の特徴を詳しく見ていきます。

特徴

  • 連携できる外部サービスの数が豊富
    Slackでは、ファイルの共有はもちろん、GoogleカレンダーやDropboxなど多数の外部サービスと連携することができます。

  • カスタム絵文字機能など、チャットのデザインを自由に変更可能
    Slackのカスタム絵文字などを利用することでよりフランクなコミュニケーションが可能になり、コミュニケーションの活性化につながります。

  • リマインダー機能や15人までのビデオ会議機能
    他の機能として、会議のリマインダーを設定したり、音声通話や最大15人までのビデオ会議を開催することが可能です。

料金

・プロ:850円/一人当たりの月額(年払いの場合) ・ビジネスプラス:1,600円/一人当たりの月額(年払いの場合) ・Enterprise Grid:要見積もり

プロは中小規模の組織をターゲットとして展開しており、ビジネスプラスやEnterprise Gridは、より強いセキュリティが備わっていて24時間体制のサポートがついており、規模の大きい企業向けのプランとなっています。 とはいえ、プロプランでもほとんどの機能を無制限で使用可能ですので、さらに細かい設定やセキュリティを重視するようでなければプロプランで十分でしょう。
Slackの分析方法についての詳しい解説はこちらの記事を参照ください。

slackのコミュニケーションデータ分析方法 Slackから組織や従業員の活動を可視化


Microsoft Teams

もう1つ、シェアが大きいビジネスチャットツールとして代表されるのが、Microsoft Teamsです。Microsoft Teamsはマイクロソフトが提供するチャットサービスで、2019年にはSlack のシェア数を追い抜き、世界でトップのシェアを誇っています。   Microsoft Teamsの最大の特徴は「Officeとの連携が取れ、ビデオ会議機能に強い」ことです。それでは、Microsoft Teamsにはどのような特徴があるのか詳しく見ていきます。

特徴

  • Microsoft内のツールとのスムーズな連携   Microsoft Teamsは、Microsoft Officeユーザー向けのアプリケーションとの連携がしやすく、日常業務で頻繁に使われることが多いExcelやWordなどのツールを簡単に共有することができます。また、Microsoft 365(旧 Office 365)をすでに導入している組織はMicrosoft Teamsを追加料金なしで導入可能です。

  • 300人までのビデオ会議機能   Microsoft Teamsの大きな特徴として挙げられるのが、ビデオ会議機能です。一度に最大300人が参加可能のため、ビデオ会議を大規模の人数で頻繁に実施する組織は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

  • Microsoft365アプリケーションのリアルタイムでの共同作業   また、Microsoft TeamsはMicrosoft365のアプリケーションとの連携が強いです。他のチャットツールではPowerpointやWord、Excelなどの Microsoftが提供するアプリケーションの資料を自身のパソコンに保存してから編集して、共有し、再保存する必要がありましたが、 Teamsを利用すれば資料をチャットに送付するだけで共同作業が可能です。

料金

・Office 365 Business Basic:540円 ・Office 365 Business Premium:1,360円
Basicプランと比較してPremiumプランでは、ウェビナー会議の開催ができることと、使用できるOfficeのアプリケーションがより豊富に備えられていること、そしてセキュリティーの強度がより高いことが違いとして挙げられます。
SlackとMicrosoftTeamsは共に無料プランも展開しているので、プランの比較を入念に行い組織に最適なビジネスチャットツールを導入しましょう。

その他の社内コミュニケーションツール

ビジネス用のチャットツール以外のコミュニケーションツールとして代表的なものに、社内SNS、グループウェア、オンライン会議ツールなどがあります。ツールの種類は豊富に存在しますが、最初の項目で述べたように、期待される効果としては以下の3つに大きく分けられます。

  • 社内交流の活性化
  • テレワークの推進
  • 業務の効率化

それでは、この3つの効果別にどのようなコミュニケーションツールがあるのか見ていきましょう。

効果別コミュニケーションツールの比較

以下の項目では、ツールを利用することで期待できる効果別のコミュニケーションツールについて比較していきます。

1.社内交流の活性化

社内の交流にはメールやチャットのみで行われる業務連絡の他に、知識やノウハウの共有、雑談などの自然発生的なやりとりも含まれます。リモートワークが普及する以前は対面出社することによって、そのような従業員同士のやりとりが活発に行われていました。しかし在宅勤務などで互いに顔を合わせる機会が減ってしまった現在、親睦を深めるようなコミュニケーションが取りづらくなってしまった会社も多いのではないでしょうか。その際に活用できるのが社内交流のためのオンラインコミュニケーションツールです。
代表的なものの一つとして、ここでは社内SNSについてご紹介します。

社内SNSツール

社内SNSとは文字通り、社内で使用されるSNSのことです。前述で紹介したslackやTeamsなどのチャットツールも社内SNSとして分類することができますが、社内SNSツールとチャットツールの大きな違いとして挙げられるのはチャットツールが一対一や一対複数人でのコミュニケーションに特化しているのに対して、社内SNSでは複数人による情報共有が複数人に対して行われるということです。
つまり、TwitterやFacebookのように社員同士で垣根のない交流が生まれるのが社内SNSの特徴です。ここでは、そのような横断的なコミュニケーションが生まれやすい社内SNSのツールについて代表的なものを2つ紹介します。

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  • NotePM
    Note PMは「社内版ウィキペディア」と呼ばれている社内SNSです。社員が情報を書き込むことによって知識共有が行えること、そして情報を記録に残すことで情報の資産化が可能であることが特徴です。 https://notepm.jp/

  • Yammer
    YammerはMicro Softが運営する社内SNSで、「社内版Twitter」と形容されることがあります。特徴的な機能にはメッセージの投稿やファイルの共有機能、質問機能があリ、社内情報を全体で共有することが可能です。 https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/yammer/yammer-overview

以上の例に挙げられるような社内SNSを利用することには、情報共有が一元化できて社内交流が活発になるというメリットがあります。


2.テレワーク推進

コロナ禍においてリモートワークへ移行・順応していく必要性がますます高まっており、リモートワークが普及するにつれて、対面出社の際に行っていた慣例や業務をオンラインで行うことが求められています。しかし、今までに使用していた物の代替ツールにどのようなものがあるか、よく分からないという方も多いと思います。
多くの会社にとって、対面出社とリモートワークで特に大きく変化した業務として「会議」が挙げられると思います。ここでは、オンライン会議を円滑に進めるためのツールをご紹介します。

オンライン会議ツール

コロナ以前では対面の会議が主流でしたが、コロナ禍に入りオンライン会議が普及しました。ここではオンライン会議を開催するためのツールだけでなく、会議中の意見を取りまとめるためのツールもご紹介します。

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  • オンライン会議ソフトウェア「Zoom」「Google Meet」

代表的なオンライン会議ツールとして、「Zoom」と「Google Meet」が挙げられます。 両者の違いとしては、利用環境と機能性があります。
まず、Zoomではアプリのインストールを前提としており、ブラウザから会議に参加することは可能ですが、一部利用できない機能が存在します。一方で、Google Meetではブラウザでの利用が前提となっているため、初心者や外部からの参加者でも利用しやすいアプリケーションとなっています。
さらに両者の違いとして挙げられるのは、Zoomには多数の参加者が登壇者の話を視聴するウェビナー機能が搭載されていますが、Google Meetにウェビナー機能は搭載されていないという点です。
従って、ウェビナーを含めた機能を利用を検討している組織にはzoom、初心者や外部からの利用者が多い際の会議には、よりシンプルな機能が備わったGoogle Meetの導入を検討してはいかがでしょうか。

  • 会議中のアイディアを取りまとめるホワイトボードツール「Miro」

オンライン会議中のアイディアを収集するために役立つのが、オンラインホワイトボードツールです。ホワイトボードツールにはzoomやGoogle、Microsoftが提供しているものもあり、多数リリースされています。
ここではテンプレートが豊富で多様な機能が備わっていることが特徴の「Miro」をご紹介します。 Miroでは使用用途によってカスタマイズされたテンプレートが多数用意されています。例えば、自由にアイディアを出し合うブレインストーミングに最適なテンプレートや、戦略設計に活用できるテンプレートなど120以上のテンプレートが用意されています。   また、オンライン上のデータをコピー&ペーストするだけでMiroのホワイトボードに反映させることができるため、会議で必要な資料の印刷の手間やアイディアのホワイトボードへ書き写す手間が削減できます。 この項目ではオンライン会議に便利なツールについてご紹介しました。 それぞれのツールの特徴を活かして効率的なテレワークに役立ててみてください。


3.業務効率化

従来、対面でスムーズに行っていた業務が行えなくなり、業務の効率が低下したという企業も少なくないのではないでしょうか。実際に、リモートワークでは、対面出社で行っていたような従業員同士でのこまめな進捗確認と共有ができないため、作業フローが滞り業務の足並みが揃わないということが起こりかねません。業務の進捗状況が共有されずに滞ってしまうことはチームの生産性に弊害を及ぼします。 この項目では、従業員同士で作業進捗が把握できていないという事態を防ぎ、生産性の向上、業務の効率化に役立つコミュニケーションツールをご紹介します。

タスク管理ツール

タスクの管理にはエクセルやGoogle スプレッドシートを利用されている企業も多いかと思われますが、複数の従業員が同時に確認することができない、タスクの順序が設定できないなどのデメリットもあげられます。ここでは、従業員同士のタスク管理に特化し、作業効率の助けとなるツールをご紹介します。

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  • 従業員同士で全体的なタスク把握が可能なツール「Asana」

Asanaの最大の特徴は、個人のタスクが把握できるだけでなく、チームや部署、会社全体の業務の進捗状況が把握できることにあります。 さらにカテゴリー分け業務の依存関係の把握機能が備わっているため、部署やチームごとでの業務把握や業務の引き渡しがスムーズに行えます。 Asanaを利用したタスク管理を行うことによって、タスクを整理するなどの業務に取り掛かるまでの時間を短縮することができ、業務の効率化が図れます。

チームや部署で業務内容を把握することは、より効率的に働ける環境を整備することに効果的です。

従業員のコンディションが把握できるツール「wellday」

ここまで、従業員の交流を円滑に進めるためのビジネスチャットツール、そして社内交流の活性化、テレワーク推進、業務効率化のために活用できるオンラインコミュニケーションツールについて解説しました。コミュニケーションツールは従業員が最大限の能力を発揮して業務に携わるための環境づくりが最大のメリットであることが分かりました。
弊社のオンラインサービス「wellday」では、従業員がエンゲージメント高く働いているか、ストレスレベルが適切かを客観的に把握する際にご活用いただけるサービスです。本記事で紹介したSlackとTeamsのコミュニケーションツールでのチャットデータをもとに、サーベイ不要で従業員のコンディションを把握できるため、従来従業員把握に必要だったリソースを削減することができます。SlackやTeamsを導入されている企業様は即日にwelldayを導入いただけますので、少しでも興味のある方は気軽にお問い合わせください。

まとめ

ここ数年でリモートワークが普及し、従業員と対面で会わずとも効率的に業務を遂行することが求められています。
本記事では、リモートワークだけでなく、対面での業務にも活用して生産性やエンゲージメント向上につなげることができるコミュニケーションツールをご紹介しました。本記事で挙げたコミュニケーションツール以外にも多数の類似したツールが存在します。
それぞれの特徴を理解した上で自社に最適なコミュニケーションツールを導入してみてはいかがでしょうか。


【参考元】:PRTIMES 「【コロナ禍におけるリモート勤務の実態・意識調査】89%がリモート勤務に『不満』、64%がコミュニケーション不足に『不安』」

【はたらく人の実情を客観的指標で視覚化し、従業員課題を解決!】

●Slack / Teamsでのテキストデータから従業員のワーク・エンゲージメントの予測が可能。

●従業員それぞれのエンゲージメント・スコアを可視化し、改善策がまとまったライブラリーを提供。

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